Akta osobowe. Prowadzenie. Dokumenty. Ochrona danych

Praktyczny poradnik, dzięki któremu osoba prowadząca akta osobowe i inną dokumentację pracowniczą przygotuje indywidualne teczki pracowników oraz wypełni znajdujące się w nich dokumenty, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1.1.2019 r.

Niniejsza książka to praktyczny poradnik, dzięki któremu osoby, którym powierzono prowadzenie akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, będą mogły wykonać wszystkie obowiązki pracodawcy z tym związane. Osoby te powinny mieć świadomość, że w dokumentacji pracowniczej gromadzone są dokumenty, będące dowodem na to, że pracodawca wykonał swoje obowiązki względem pracownika. Z tego właśnie powodu kontrola dokumentacji pracowniczej jest najczęściej pierwszym punktem wizyty Inspektora Państwowej Inspekcji Pracy w zakładzie, a także pierwszym wezwaniem sądu pracy w przypadku rozpatrywania sporu z pracownikiem. Co więcej, osoba, która doprowadza do niewykonania obowiązku pracodawcy prowadzenia akt osobowych, może ponieść nie tylko odpowiedzialność służbową, ale również osobistą. Może zostać obciążona grzywną nawet do 30 tys. zł.

W książce przedstawiono kolejne kroki umożliwiające zgodne z prawem wykonanie obowiązku prowadzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. W szczególności wskazano:

• w którym momencie dokumentacja pracownicza powinna zostać utworzona,
• jak technicznie wygląda wzorcowa teczka akt oraz pozostała indywidualna dokumentacja pracownicza,
• jak numerować dokumenty i zachować chronologię,
• jakich dokumentów nie można składać do akt w oryginale,
• w jakich warunkach akta przechowywać w zależności od postaci (papierowa, elektroniczna),
• jaka jest procedura digitalizacji akt,
• jak długo należy je archiwizować,
• kogo i jak należy poinformować o okresie przechowywania akt po ustaniu stosunku pracy,
• jakie błędy najczęściej popełniają pracodawcy przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i jak je naprawiać.

Ponadto w publikacji zawarty został szczegółowy opis dokumentów składanych w aktach, w których pojawiają się najczęściej błędy, w związku z czym podlegają one kontroli w pierwszej kolejności. W szczególności punkt po punkcie omówione zostały elementy treści świadectwa pracy, umowy o pracę, informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, porozumienia rozwiązującego umowę, wypowiedzenia umowy, oświadczenia o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich, skierowania na badania lekarskie w zakresie zdolności do pracy oraz wielu innych. Przedstawiono też wzory tych dokumentów. Całość uzupełnia opis obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej.

Walor kompleksowego opracowania tematu akt osobowych dopełnia przedstawienie w książce opisów sytuacji nietypowych w postępowaniu z teczkami pracowników, takich jak przekazanie akt pracownika pracodawcy przejmującego część zakładu pracy, zaginięcie teczki osobowej, postępowanie w związku z likwidacją lub upadłością pracodawcy, czy tworzenie i odbieranie dokumentów w języku obcym.

Problematyka akt osobowych zilustrowana została życiowymi przykładami, zgłaszanymi przez pracowników działów kadr w ramach prowadzonych przez autora dyżurów telefonicznych Systemu informacji prawnej Legalis. W książce uwzględniono ponadto aktualne orzecznictwo sądowe oraz stanowiska organów państwa nadzorujących przestrzeganie prawa.

Dzięki tej książce dowiesz się:

• Kiedy powstaje i na czym polega obowiązek tworzenia akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy?
• Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą po 1.1.2019 r.?
• Jaka jest procedura digitalizacji akt osobowych?
• Czy można prowadzić część dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej, a część w wersji elektronicznej?
• Jakie techniczne parametry powinna spełniać teczka papierowa oraz e-teczka akt personalnych?
• Jak krok po kroku postępować z nowym dokumentem złożonym przez pracownika?
• Jakie obowiązki ma pracownik administrujący aktami osobowymi w zakresie ochrony danych osobowych?
• Komu i w jakim trybie pracodawca ma obowiązek udostępnić akta osobowe pracownika?
• Jakie błędy najczęściej popełniali pracownicy obsługujący akta osobowe?
• Czy za błędy w aktach odpowiada pracownik działu kadr, czy pracodawca?

Zasady tworzenia akt osobowych reguluje Kodeks pracy i rozporządzenie wykonawcze, które narzucają sposób podziału, numeracji i chronologii akt, określają dokumenty obowiązkowo umieszczane w aktach, wskazują okres i miejsce ich przechowywania.

Dzięki publikacji dowiesz się, czy dopuszczalne jest umieszczanie w aktach osobowych pracownika:

• kserokopii dowodu osobistego,
• notatki służbowej oceniającej jakość pracy,
• protokołu sprawdzenia trzeźwości pracownika,
• wypowiedzenia, które zostało zamienione przez strony na porozumienie rozwiązujące umowę,
• CV ze zdjęciem,
• kserokopii aktu małżeństwa lub urodzenia dziecka,
• oryginału zaświadczenia z kursu zorganizowanego przez pracodawcę,
• dokumentacji sądowej sporu dotyczącego nałożenia kary porządkowej,
• korespondencji z komornikiem,
• zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
• wniosku o dwa dni zwolnienia na opiekę nad dzieckiem,
• wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika.

Publikacja pozwala sprawdzić, czy przyjęte i funkcjonujące w zakładzie procedury postępowania z dokumentacją osobową nie naruszają przepisów i zasad prawa pracy. Szczególną uwagę zwrócono przy tym na aspekt ochrony danych osobowych, które zawarte są w każdym dokumencie składanym do tych akt.

Problemy, które rozwiążesz dzięki książce:

• Czy na żądanie pracownika trzeba mu skserować całą teczkę osobową?
• Czy dokumenty składane do akt należy potwierdzać za zgodność z oryginałem?
• Czy z akt należy usuwać dokumenty, które straciły już swoją przydatność?
• Czy pracodawca będący osobą fizyczną może przechowywać akta osobowe po zlikwidowaniu działalności?
• Jakie treści przechowywane są w części D akt osobowych?
• Czy przyjmując pracownika po kilku latach przerwy, można wykorzystać starą teczkę osobową?
• Na kim spoczywa odpowiedzialność za akta po powierzeniu ich prowadzenia przez firmę zewnętrzną?
• Czy kopię świadectwa pracy z poprzedniego zatrudnienia sporządzonego w języku obcym trzeba przed złożeniem do akt przetłumaczyć?
• Czy od każdego pracownika można wymagać udostępnienia zdjęcia do celów służbowych?
• Kiedy pracodawca może wykorzystać orzeczenie lekarskie o zdolności do pracy uzyskane przez pracownika w poprzednim zatrudnieniu?
• Czy pracodawca ma obowiązek sporządzenia i złożenia do akt osobowych tzw. obiegówki?

Stan prawny wydania to 1 stycznia 2019 r. Data ta nie jest przypadkowa. W dniu tym wchodzą bowiem w życie nowe przepisy dotyczące skróconego (z 50 do 10 lat) okresu przechowywania oraz elektronizacji dokumentacji pracowniczej.

W książce znajdują się przykładowo następujące wzory dokumentów:

• informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej po rozwiązaniu umowy o pracę,
• skierowanie na badanie profilaktyczne,
• upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
• oświadczenie o udostępnieniu wizerunku do celów służbowych,
• karata obiegowa w związku z zakończeniem zatrudnienia,
• informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia w wersjach: opisowej oraz wskazania odpowiednich przepisów,
• porozumienie stron rozwiązujące umowę,
• świadectwo pracy,
• opinia o pracy pracownika,
• spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych.

---

Kadry i płace - kompleksowa oferta poradników Sprawdź wszystkie ›