Bestseller

Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją w administracji + wzory do pobrania

Promocyjna cena
%
  • 169,15 zł z VAT

    Najniższa cena: najniższa cena w ostatnich 30 dniach przed aktualną obniżką.

    Cena katalogowa: początkowa cena produktu.

    Najniższa cena: 149,25 zł
    Cena katalogowa: 199,00 zł
    %
  • Koszt dostawy od 12,99 zł

    Wysyłka w 24 godziny [?]

    Zamówienia złożone w dniu roboczym do 12:00 wysyłamy tego samego dnia!

Szczegółowe omówienie sposobu postępowania z dokumentacją w postaci papierowej i elektronicznej wewnątrz podmiotu. Poradnik przedstawia krok po kroku czynności kancelaryjne, opis i zasady wypełniania różnych środków ewidencyjnych oraz liczne przykłady rozwiązań dla konkretnych problemów w wewnętrznej obsłudze spraw. Uwzględnia obowiązujące i przewidziane do wdrożenia wymagania prawne dotyczące doręczeń elektronicznych... więcej ›

Opis książki

Zagadnienia opisane w książce stanowią zestaw praktycznej wiedzy dotyczącej załatwiania spraw z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego, usług zaufania, w tym podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej, przez organy administracji publicznej, zarządzania dokumentacją w urzędach w systemie klasy EZD oraz w systemie tradycyjnym, jak również wykorzystania systemów dziedzinowych wspierających realizację zadań w urzędach.

Autorzy skupili się na procedurach i praktycznych aspektach wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej oraz różnych systemów i aplikacji w bieżącej działalności organów administracji publicznej, uwzględniając również wymagania dotyczące ochrony danych osobowych. Książka stanowi kompendium wiedzy z zakresu m.in. procedur administracyjnych i podatkowych w aspekcie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw od momentu wpływu dokumentu do urzędu aż do przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego.

Administracja publiczna realizuje szeroki zakres zadań. Z jednej strony, są to zadania dotyczące obsługi obywateli (zadania realizowane głównie przez samorząd), z drugiej strony – realizowane w ramach współpracy między różnymi podmiotami. We wszystkich tych aspektach istotną rolę odgrywa wykorzystanie możliwości elektronicznej komunikacji przy załatwianiu spraw, jak również wykorzystanie systemów teleinformatycznych wewnątrz samej organizacji w szczególności służących do elektronicznego dokumentowania przebiegu rozstrzygania i załatwiania spraw (EZD).

Podstawowymi aktami regulującymi procedury załatwiania spraw są KPA i Ordynacja podatkowa. W obu tych aktach prawnych ustawodawca wprowadził możliwości, ale również obowiązki organów w zakresie wykorzystania narzędzi informatycznych. Uprawnienia i obowiązki organów wpływają w sposób bezpośredni lub pośredni również na strony postępowania administracyjnego, podatkowego czy też innych uczestników tych postępowań.

Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej w bieżącej działalności organów administracji publicznej nie ogranicza się jednak wyłącznie do realizacji przepisów określonych w KPA czy Ordynacji podatkowej. Są one uzupełnione przepisami innych aktów prawnych. W zasadzie wszystkie akty prawne dopuszczają wykorzystywanie narzędzi informatycznych, a coraz częściej wręcz do tego zobowiązują. Zakres i sposób ich wykorzystania nie jest ujednolicony prawnie, stąd nawet w ramach jednego podmiotu publicznego istnieje konieczność stosowania odmiennych procedur załatwiania spraw z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. W publikacji omówiono przede wszystkim instytucje prawne wykorzystywane w postępowaniu administracyjnym i podatkowym. Dokonano jednocześnie przeglądu procedur załatwiania spraw (również z wykorzystaniem narzędzi informatycznych) w popularnych sprawach: rozpatrywania skarg i wniosków, petycji, udostępniania informacji publicznej.

Z punktu widzenia funkcjonowania podmiotów publicznych istotnym zagadnieniem jest także sposób postępowania z dokumentacją wewnątrz podmiotu. Dotyczy to zarówno dokumentacji wytwarzanej, jak i napływającej w postaci papierowej i elektronicznej. Kompletność akt sprawy, warunkuje przejrzystość działania organu i równocześnie zabezpiecza go przed nieuzasadnionymi zarzutami dotyczącymi prawidłowości przebiegu postępowania przy realizacji spraw. Celem publikacji jest przede wszystkim wskazanie na praktycznych przykładach, sposobu realizacji wymagań prawnych, w tym zakresie, w szczególności określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz w wynikających z niej instrukcjach kancelaryjnych.

Dodatkowym elementem, na który warto zwrócić uwagę w publikacji, jest fragment odnoszący się do problematyki ochrony danych osobowych. Wskazuje on na zadania, jakie nałożone zostały na administrację publiczną nowymi regulacjami, tj. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawą z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. W myśl tych regulacji po 25 maja 2018 r. podmioty sektora publicznego są zobowiązane m.in. do wyznaczenia inspektora ochrony danych, realizacji szerszego obowiązku informacyjnego, ochrony danych w fazie projektowania czy przygotowania rejestru przetwarzania danych.

W publikacji omówiono również zmiany prawne wprowadzone ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ich wdrożenie będzie wymagało zmiany procedur wewnętrznych w podmiotach zobowiązanych do korzystania z nowych usług komunikacji elektronicznej w miejsce dotychczasowych doręczeń tradycyjnych.

Książka przeznaczona dla praktyków – pracowników urzędów administracji publicznej, administracji skarbowej, jednostek organizacyjnych gmin, powiatów, miast na prawach powiatów, centrów usług wspólnych, odpowiedzialnych za rejestrowanie korespondencji, załatwianie spraw ze szczególnym uwzględnieniem środków komunikacji elektronicznej, doręczanie pism, dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w sposób tradycyjny lub elektroniczny, archiwizację dokumentacji, ale również opracowywanie i udostępnianie usług elektronicznych, czyli:

  • pracowników kancelarii, biur obsługi mieszkańca, sekretariatów,
  • kierowników komórek organizacyjnych,
  • pracowników merytorycznie załatwiających sprawy, odpowiedzialnych za kompletność akt sprawy,
  • archiwistów, koordynatorów czynności kancelaryjnych,
  • informatyków wdrażających systemy EZD, projektujących usługi elektroniczne,
  • sekretarzy, dyrektorów generalnych, pracowników odpowiedzialnych za organizację urzędu chcących nabyć, poszerzyć lub uporządkować wiedzę dotyczącą prawnych i technologicznych aspektów realizacji bieżących spraw, w tym z wykorzystaniem usług elektronicznych.

Bezspornym atutem książki jest skład autorski, który swą wiedzą i doświadczeniem gwarantuje jakość prezentowanej publikacji i jej wieloaspektową przydatność.

Ważnym elementem książki są liczne wzory dokumentów, m.in.:

  • pisma wpływającego z naniesionym odciskiem pieczęci wpływu, dekretacją oraz znakiem sprawy,
  • pisma wychodzącego z naniesionym znakiem sprawy,
  • znaku akt, znaku sprawy i znaku pisma,
  • formularza spisu spraw z możliwością odnotowania każdego pisma w sprawie,
  • wypełnionego spisu spraw wraz z informacją, z których pól pobierane są dane do znaku sprawy,
  • zarządzenia z umieszczonym w lewym górnym rogu znakiem sprawy oraz z numerem z rejestru zarządzeń,
  • spisu spraw teczki macierzystej, na podstawie którego powstała wydzielona grupa spraw, i spisu spraw teczki wydzielonej,
  • opisu teczki aktowej zawierającej spis spraw i akta wielu spraw.

Spis treści

Wykaz skrótów

O Autorach

Wprowadzenie

Rozdział I. Elektroniczne załatwianie spraw – wprowadzenie

Rozdział II. Dopuszczalność wnoszenia pism w postaci elektronicznej do organu administracji publicznej

  • 1. Postępowanie administracyjne
  • 2. Postępowanie podatkowe
  • 3. Postępowanie w sprawie skarg i wniosków
  • 4. Postępowanie w sprawie petycji
  • 5. Postępowanie w sprawie udostępniania informacji publicznej

Rozdział III. Udostępnienie informacji o możliwości wnoszenia pism w formie dokumentu elektronicznego

  • 1. E-mail
  • 2. ESP na ePUAP i poza ePUAP
    • 2.1. Utworzenie konta podmiotu publicznego na ePUAP
    • 2.2. Usługi elektroniczne
      • 2.2.1. Obowiązek udostępnienia usługi elektronicznej
      • 2.2.2. Publikacja wzoru dokumentu elektronicznego
      • 2.2.3. Opis usługi i formularz elektroniczny
      • 2.2.4. Użyteczność i dojrzałość usług elektronicznych
  • 3. E-Urząd Skarbowy
  • 4. Informatyczny nośnik danych

Rozdział IV. Usługi elektroniczne w innych serwisach internetowych

  • 1. Obywatel.gov.pl
  • 2. Biznes.gov.pl
  • 3. Inne publiczne portale usługowe
  • 4. Biuletyn Informacji Publicznej
  • 5. Portal danych – dane.gov.pl
  • 6. Widok.gov.pl

Rozdział V. Systemy zarządzania dokumentacją w urzędzie

  • 1. Podstawy prawne zarządzania dokumentacją
  • 2. Rodzaje dokumentacji w urzędzie i jej kwalifikacja archiwalna
  • 3. Sposoby dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
  • 4. Czynności kancelaryjne
  • 5. Wybór systemu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

Rozdział VI. Zarządzanie dokumentacją w systemie tradycyjnym

  • 1. Rejestracja wpływów
    • 1.1. Zasady ogólne, w szczególności rejestr przesyłek wpływających
    • 1.2. Postępowanie z przesyłką uszkodzoną
    • 1.3. Przesyłka mylnie doręczona a przesyłka doręczona niezgodnie z właściwością
    • 1.4. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek w postaci papierowej
    • 1.5. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek w postaci elektronicznej (wiadomości poczty elektronicznej)
    • 1.6. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek w postaci elektronicznej przychodzących na ESP
    • 1.7. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek w postaci elektronicznej na informatycznym nośniku danych
  • 2. Rozdzielanie przesyłek i dekretacja
  • 3. Rozpatrywanie spraw
    • 3.1. Sprawa i jej rejestracja
    • 3.2. Znak sprawy, znak pisma, znak akt (teczki)
    • 3.3. Spis spraw i rejestry
    • 3.4. Wydzielanie grup spraw (podteczki)
    • 3.5. Rodzaje teczek aktowych
    • 3.6. Załatwianie sprawy
  • 4. Projekty pism wychodzących, akceptacja i podpisywanie
  • 5. Wysyłanie przesyłek
  • 6. Pisma wewnętrzne
  • 7. Przechowywanie dokumentacji na stanowiskach pracy

Rozdział VII. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją

  • 1. Rejestracja wpływów
    • 1.1. Zasady ogólne, w szczególności rejestr przesyłek wpływających
    • 1.2. Postępowanie z przesyłką uszkodzoną
    • 1.3. Przesyłka mylnie doręczona a przesyłka doręczona niezgodnie z właściwością
    • 1.4. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek w postaci papierowej
    • 1.5. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek w postaci elektronicznej (wiadomości poczty elektronicznej)
    • 1.6. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek w postaci elektronicznej przychodzących na ESP
    • 1.7. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek w postaci elektronicznej na informatycznym nośniku danych
  • 2. Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych
  • 3. Rozdzielanie przesyłek i dekretacja
  • 4. Rozpatrywanie spraw
    • 4.1. Sprawa i jej rejestracja
    • 4.2. Znak sprawy, znak pisma, znak akt (teczki)
    • 4.3. Metadane sprawy, spis spraw i rejestry
    • 4.4. Wydzielanie grup spraw (podteczki)
    • 4.5. Załatwianie sprawy
  • 5. Projekty pism wychodzących, akceptacja i podpisywanie
  • 6. Wysyłanie przesyłek
  • 7. Pisma wewnętrzne
  • 8. Pozostawanie dokumentacji w dyspozycji komórek organizacyjnych

Rozdział VIII. Wszczęcie sprawy

  • 1. Wszczęcie sprawy w postępowaniu administracyjnym i podatkowym
    • 1.1. Wszczęcie postępowania z urzędu
      • 1.1.1. Kodeks postępowania administracyjnego
      • 1.1.2. Ordynacja podatkowa
    • 1.2. Wszczęcie postępowania na wniosek
      • 1.2.1. Porównanie KPA i OrdPU
      • 1.2.2. Wniesienie podania przez ESP
      • 1.2.3. Wniesienie podania za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu
        • 1.2.3.1. E-Urząd Skarbowy
        • 1.2.3.2. Konto w innym systemie teleinformatycznym
      • 1.2.4. Prawo do rezygnacji z komunikacji elektronicznej w KPA i OrdPU
    • 1.3. Potwierdzenie złożenia dokumentu
      • 1.3.1. Podanie nieelektroniczne
      • 1.3.2. Podanie elektroniczne
    • 1.4. Pełnomocnictwo w KPA i OrdPU
      • 1.4.1. Pełnomocnictwa w postępowaniu administracyjnym
        • 1.4.1.1. Odpisy pełnomocnictw
      • 1.4.2. Pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym
    • 1.5. Badanie spełnienia wymogów formalnych podania
      • 1.5.1. Właściwość organu w przepisach KPA i OrdPU
      • 1.5.2. Wymagania formalne podania
        • 1.5.2.1. Podpis elektroniczny podania
        • 1.5.2.2. Wzór i formularz elektroniczny
        • 1.5.2.3. Adres elektroniczny
    • 1.6. Wezwanie do usunięcia braków formalnych
      • 1.6.1. Wezwanie w postępowaniu administracyjnym
      • 1.6.2. Wezwanie w postępowaniu podatkowym
  • 2. Wszczęcie sprawy w postępowaniu w sprawie skarg, wniosków i petycji
    • 2.1. Kwalifikacja skarg, wniosków, petycji
    • 2.2. Organizacja przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków
    • 2.3. Wymogi formalne skargi, wniosku, petycji
    • 2.4. Badanie spełnienia wymogów formalnych skargi, wniosku, petycji
    • 2.5. Wyjątki od zasady przestrzegania właściwości w zakresie rozpatrywania skarg
  • 3. Wszczęcie sprawy w postępowaniu w sprawie udostępnienia informacji publicznej
    • 3.1. Tryby udostępnienia informacji publicznej
      • 3.1.1. Wywieszenie lub wyłożenie
      • 3.1.2. Tryb wnioskowy
        • 3.1.2.1. Właściwość podmiotu
        • 3.1.2.2. Treść wniosku
      • 3.1.3. Dostęp do posiedzeń kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów
    • 3.2. Ograniczenie udostępnienia informacji publicznej

Rozdział IX. Załatwianie spraw

  • 1. Załatwianie spraw w postępowaniu administracyjnym i podatkowym
    • 1.1. Terminy załatwiania spraw
    • 1.2. Wyłączenie pracownika i organu
    • 1.3. Wybrane elektroniczne czynności organu
      • 1.3.1. Podpis elektroniczny organu
        • 1.3.1.1. Sposoby podpisywania pism podpisem elektronicznym
      • 1.3.2. Decyzja w KPA i OrdPU
      • 1.3.3. Milczące załatwienie sprawy
        • 1.3.3.1. Milczące zakończenie postępowania
        • 1.3.3.2. Milcząca zgoda
      • 1.3.4. Forma milczącego załatwienia sprawy
      • 1.3.5. Data milczącego załatwienia sprawy
      • 1.3.6. Postanowienie
      • 1.3.7. Zaświadczenie
      • 1.3.8. Metryka sprawy
      • 1.3.9. Protokół
      • 1.3.10. Adnotacja
      • 1.3.11. Udostępnianie akt sprawy
        • 1.3.11.1. Udostępnianie dokumentów elektronicznych
        • 1.3.11.2. Udostępnianie dokumentów elektronicznych w systemie teleinformatycznym
      • 1.3.12. Udostępnianie akt sprawy w innych trybach
  • 2. Załatwianie spraw w postępowaniu w sprawie rozpatrywania skarg i wniosków
    • 2.1. Wyłączenie pracownika
    • 2.2. Skarga a jurysdykcyjne postępowanie administracyjne
    • 2.3. Rozpatrzenie skargi w postępowaniu szczególnym
    • 2.4. Rozpatrywanie skarg przez organy kolegialne
    • 2.5. Zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi/wniosku
    • 2.6. Nadzór i kontrola
  • 3. Załatwianie spraw w postępowaniu w sprawie rozpatrywania petycji
    • 3.1. Terminy załatwienia petycji
      • 3.1.1. Petycja wielokrotna
    • 3.2. Petycja dotycząca rozpatrzonej sprawy
    • 3.3. Publikacja petycji w internecie (BIP)
  • 4. Załatwianie spraw w postępowaniu w sprawie udostępnienia informacji publicznej
    • 4.1. Brak zastosowania trybu wnioskowego udostępnienia informacji publicznej z powodu zamieszczenia jej w BIP lub centralnym repozytorium informacji publicznej
    • 4.2. Brak możliwości niezwłocznego udostępnienia informacji publicznej
    • 4.3. Brak możliwości udostępnienia informacji w sposób lub w formie określonych we wniosku
    • 4.4. Opłaty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku
    • 4.5. Informacja niestanowiąca informacji publicznej
    • 4.6. Niemożność udzielenia informacji w trybie DostInfPubU

Rozdział X. Doręczenia papierowe i elektroniczne w postępowaniu administracyjnym i podatkowym

  • 1. Doręczenia papierowe i elektroniczne – według KPA
  • 2. Doręczenia papierowe i elektroniczne według OrdPU
  • 3. Pełnomocnictwo do doręczeń według KPA i OrdPU
  • 4. Zmiana adresu do doręczeń
  • 5. Doręczenia papierowe
    • 5.1. Doręczenie wydruku dokumentu elektronicznego według KPA i OrdPU
    • 5.2. Fikcja doręczenia tradycyjnego
    • 5.3. Potwierdzenie odbioru pisma
  • 6. Doręczenia elektroniczne
    • 6.1. Obowiązek doręczenia elektronicznego
    • 6.2. Problemy techniczne przy doręczeniach elektronicznych
    • 6.3. Procedura doręczeń elektronicznych
      • 6.3.1. Zawiadomienie o możliwości odbioru pisma
      • 6.3.2. Urzędowe poświadczenie odbioru (urzędowe poświadczenie doręczenia)
      • 6.3.3. Fikcja doręczenia elektronicznego
        • 6.3.3.1. Czynności realizowane przez organ/automatycznie przez ePUAP
      • 6.3.4. Urzędowe poświadczenie przedłożenia
  • 7. Doręczenie przez obwieszczenie

Rozdział XI. Środki odwoławcze w postępowaniu administracyjnym i podatkowym

  • 1. Odwołanie od decyzji
  • 2. Zażalenie na postanowienie
  • 3. Wznowienie postępowania
  • 4. Stwierdzenie nieważności decyzji
  • 5. Uchylenie lub zmiana decyzji
  • 6. Zmiana decyzji ostatecznej
  • 7. Wygaśnięcie decyzji
  • 8. Wzruszenie decyzji – stan zagrożenia

Rozdział XII. Systemy dziedzinowe a dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

Rozdział XIII. Ochrona danych osobowych w kontekście zarządzania dokumentacją w urzędach administracji publicznej. Obowiązki administratora danych wynikające z RODO

  • 1. Rola i zadania administratora danych osobowych
  • 2. Techniczne wymagania dla systemów typu EZD
  • 3. Systemy EZD jako narzędzie do zarządzania procesami przetwarzania i ochrony danych osobowych

Rozdział XIV. Doręczenia elektroniczne – nowe regulacje

  • 1. Zasada pisemności
  • 2. Elektroniczne prowadzenie spraw
  • 3. Podpis organu
  • 4. Postać i forma dokumentu w innych przepisach
  • 5. Wnoszenie podań e-mailem
  • 6. Elektroniczne upoważnienia pracowników
  • 7. Standard doręczeń elektronicznych
    • 7.1. PURDE i baza adresów elektronicznych
    • 7.2. Adres w BAE podmiotu publicznego i terminy wdrożenia
    • 7.3. Opłaty za e-doręczenia
    • 7.4. Wielkość przesyłek
    • 7.5. Adres w BAE osoby fizycznej
    • 7.6. Integracja z systemem doręczeń elektronicznych i BAE
    • 7.7. PUH
    • 7.8. Wyjątki od standardu doręczeń elektronicznych

Pliki do pobrania

Szczegóły

  • Seria: Sektor publiczny w praktyce
  • Rok wydania: 2023
  • Wydanie: 2
  • Oprawa: Miękka ze skrzydełkami
  • Liczba stron: 386
  • Wymiary: 165x238 mm
  • Waga: 640 g
  • ISBN: 978-83-8291-668-3
  • EAN: 9788382916683
  • Kod serwisu: 00965600

Kategorie