Akta osobowe. Prowadzenie. Dokumenty. Ochrona danych + wzory do pobrania

Wykaz skrótów

Wprowadzenie

Rozdział I. Obowiązek tworzenia dokumentacji pracowniczej

• 1. Zakres podmiotowy
• 1.1. Pracodawca
• 1.2. Osoba reprezentująca pracodawcę w sprawach pracowniczych
• 1.3. Pracownik
• 1.4. Umowy cywilnoprawne
• 2. Zakres przedmiotowy
• 2.1. Pisma umieszczane w dokumentacji pracowniczej
• 2.2. Dokumenty kandydata do pracy
• 2.3. Dokumenty z okresu zatrudnienia pracownika
• 2.4. Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
• 2.5. Dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności przez pracownika
• 2.6. Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości lub kontrolą antynarkotykową

Rozdział II. Dokumentacja pracownicza a akta osobowe

Rozdział III. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

• 1. Termin założenia dokumentacji pracowniczej
• 2. Sposób prowadzenia akt osobowych
• 3. Wymogi techniczne dla teczki osobowej w formie papierowej
• 4. Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej
• 5. Zmiana postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej
• 6. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Rozdział IV. Warunki, miejsce i okres przechowywania dokumentacji

• 1. Miejsce i warunki przechowywania akt osobowych w formie papierowej
• 2. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji elektronicznej
• 3. Miejsce i warunki przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
• 4. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
• 4.1. Kodeksowe wydłużenie 10-letniego okresu przechowywania
• 4.2. Pięćdziesięcioletni okres przechowywania
• 4.3. Upadłość lub likwidacja pracodawcy
• 4.4. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji dla pracowników zatrudnionych od 1.1.1999 r. do 31.12.2018 r.
• 5. Informacja o możliwości odebrania archiwalnej dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika
• 6. Odbiór archiwalnej dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania
• 7. Niszczenie nieodebranej dokumentacji po upływie okresu obowiązkowego jej przechowywania
• 8. Przechowywanie akt osobowych w firmie zewnętrznej (outsourcing)
• 9. Przechowywanie akt osobowych w systemie udostępnionym przez ministra właściwego ds. pracy

Rozdział V. Ochrona danych osobowych

• 1. Dane kandydatów i pracowników, które pracodawca może przetwarzać
• 2. Upoważnienie w zakresie dostępu do danych osobowych
• 3. Pisemna ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
• 4. Opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę danych
• 5. Lista obecności – zakres danych
• 6. Wykorzystanie zdjęcia pracownika do celów służbowych

Rozdział VI. Udostępnianie dokumentacji pracowniczej

• 1. Umożliwienie pracownikom dostępu do ich dokumentów
• 2. Udostępnianie dokumentacji pracowniczej podmiotom zewnętrznym
• 3. Udostępnienie akt osobowych innej osobie zatrudnionej u pracodawcy

Rozdział VII. Postępowanie z aktami w związku z przejściem pracownika do innego pracodawcy

• 1. Obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej
• 2. Ustalenie, czy nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części
• 2.1. Poglądy Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości
• 2.2. Poglądy wyrażane w orzecznictwie krajowym
• 2.3. Ocena konkretnego przypadku

Rozdział VIII. Postępowanie z aktami osobowymi w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy

• 1. Obowiązek przekazania akt osobowych
• 2. Likwidacja pracodawcy prywatnego
• 3. Likwidacja pracodawcy będącego państwową lub samorządową jednostką organizacyjną
• 4. Likwidacja pracodawcy będącego spółdzielnią

Rozdział IX. Postępowanie w przypadku zniszczenia lub zaginięcia dokumentacji

• 1. Uwagi ogólne
• 2. Odtworzenie dokumentacji pracowniczej

Rozdział X. Odpowiedzialność za nieprowadzenie akt lub inne nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej

• 1. Konsekwencje niewykonania obowiązku prowadzenia akt osobowych
• 2. Odpowiedzialność cywilna pracodawcy
• 3. Odpowiedzialność za niezwrócenie oryginałów dokumentów
• 4. Odpowiedzialność wykroczeniowa
• 5. Odpowiedzialność pracownika działu kadr

Rozdział XI. Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

• 1. Uwagi ogólne
• 2. Zwłoka w założeniu dokumentacji pracowniczej
• 3. Zwłoka w dokładaniu dokumentów do teczek
• 4. Kilka teczek akt osobowych dla jednej osoby
• 5. Zaniechanie podziału dokumentów na pięć części
• 6. Brak numeracji dokumentów oraz wykazów dokumentów
• 7. Umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach akt
• 8. Brak dokumentów, które powinny się znajdować w danej części akt
• 9. Wprowadzanie do akt oryginałów dokumentów
• 10. Zbyt długie przechowywanie w aktach zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową
• 11. Kopiowanie dowodu osobistego pracownika do akt
• 12. Przechowywanie zaświadczenia o niekaralności pracownika bez uzasadnienia
• 13. Umieszczanie w aktach osobowych pracownika dokumentacji umów cywilnoprawnych

Rozdział XII. Język dokumentacji wytwarzanej i składanej do akt

Rozdział XIII. Podpis, parafa, faksymile, pieczątka, potwierdzanie za zgodność, postać i forma elektroniczna

• 1. Pojęcie dokumentu
• 2. Podpis pod dokumentem
• 3. Potwierdzanie kopii dokumentów osobowych za zgodność z oryginałem
• 4. Postać elektroniczna a forma elektroniczna

Rozdział XIV. Dokumenty osobowe, w których najczęściej popełniane są błędy

• 1. Uwagi ogólne
• 2. Część A akt osobowych
• 2.1. Skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie
• 2.2. Kwestionariusz osobowy kandydata i pracownika
• 3. Część B akt osobowych
• 3.1. Umowa o pracę
• 3.1.1. Rodzaj umowy o pracę
• 3.1.2. Strony umowy
• 3.1.3. Data zawarcia umowy
• 3.1.4. Rodzaj pracy
• 3.1.5. Miejsce wykonywania pracy
• 3.1.6. Wynagrodzenie za pracę
• 3.1.7. Wymiar czasu pracy
• 3.1.8. Klauzula określająca dodatek za przekroczenie wymiaru czasu pracy
• 3.1.9. Dzień rozpoczęcia pracy
• 3.1.10. Podpisy stron
• 3.2. Potwierdzenie zawarcia umowy w innej formie niż pisemna
• 3.3. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia
• 3.3.1. Uwagi ogólne
• 3.3.2. Zakres informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia
• 3.3.3. Norma czasu pracy
• 3.3.4. Obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy
• 3.3.5. Przerwy w pracy
• 3.3.6. Dobowy i tygodniowy odpoczynek
• 3.3.7. Praca w godzinach nadliczbowych i jej rekompensata
• 3.3.8. Zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę
• 3.3.9. Przemieszczanie się między miejscami wykonywania pracy
• 3.3.10. Inne niż uzgodnione w umowie o pracę składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe
• 3.3.11. Wymiar urlopu wypoczynkowego
• 3.3.12. Zasady rozwiązania stosunku pracy
• 3.3.13. Polityka szkoleniowa pracodawcy
• 3.3.14. Układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe
• 3.3.15. Instytucja zabezpieczenia społecznego
• 3.3.16. Metody sformułowania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia
• 3.3.17. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy zatrudniającego do 50 osób
• 3.3.18. Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy kierującego pracownika do pracy za granicę
• 3.3.19. Pracownicy objęci pracą zdalną
• 3.3.20. Informacja o zmianie dodatkowych warunków zatrudnienia pracownika
• 3.3.21. Potwierdzenie pracownika zapoznania się z informacją o warunkach zatrudnienia
• 3.4. Dokumenty sporządzane przed przystąpieniem pracownika do pracy
• 4. Część C akt osobowych
• 4.1. Uwagi ogólne
• 4.2. Porozumienie rozwiązujące umowę o pracę
• 4.3. Wypowiedzenie umowy o pracę
• 4.3.1. Ustalenie długości okresu wypowiedzenia
• 4.3.2. Przyjęcie wypowiedzenia przez pracownika
• 4.3.3. Wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie
• 4.3.4. Pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy
• 4.4. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika
• 4.4.1. Termin na złożenie oświadczenia pracownikowi
• 4.4.2. Data rozwiązania umowy
• 4.4.3. Forma i treść oświadczenia pracodawcy
• 4.5. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika
• 4.6. Świadectwo pracy
• 4.6.1. Uwagi ogólne
• 4.6.2. Zbiorcze świadectwo pracy za umowy terminowe
• 4.6.3. Wypełnianie świadectwa pracy
• 4.6.3.1. Miejscowość i data
• 4.6.3.2. Dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika
• 4.6.3.3. Okres zatrudnienia
• 4.6.3.4. Wymiar czasu pracy
• 4.6.3.5. Rodzaj wykonywanej pracy
• 4.6.3.6. Podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy
• 4.6.3.7. Zastosowanie skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 KP
• 4.6.3.8. Zwolnienie od pracy w związku z wystąpieniem siły wyższej
• 4.6.3.9. Urlop wypoczynkowy wykorzystany przez pracownika
• 4.6.3.10. Okres korzystania z urlopu opiekuńczego
• 4.6.3.11. Okres korzystania z urlopu bezpłatnego
• 4.6.3.12. Okres korzystania z urlopu ojcowskiego
• 4.6.3.13. Okres korzystania z urlopu rodzicielskiego
• 4.6.3.14. Okres korzystania z urlopu wychowawczego
• 4.6.3.15. Okres korzystania z ochrony stosunku pracy na podstawie art. 1868 § 1 pkt 2 KP
• 4.6.3.16. Wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP
• 4.6.3.17. Praca zdalna okazjonalna
• 4.6.3.18. Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie gwarancyjne
• 4.6.3.19. Liczba dni, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia gwarancyjnego w 2003 r.
• 4.6.3.20. Okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych
• 4.6.3.21. Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze
• 4.6.3.22. Wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy
• 4.6.3.23. Okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty
• 4.6.3.24. Wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę
• 4.6.3.25. Informacje uzupełniające
• 4.6.3.26. Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej
• 4.6.3.27. Pouczenie o przysługujących uprawnieniach
• 4.6.4. Informacje, których nie wpisuje się do świadectwa pracy
• 4.7. Opinia o pracowniku (referencje)
• 4.8. Obiegówka na zakończenie zatrudnienia

Rozdział XV. Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów niewymienionych w DokPracR

• 1. Przechowywanie w aktach osobowych notatek służbowych
• 2. Miejsce przechowywania nietypowych dokumentów
• 2.1. Zaświadczenie lekarskie o potrzebie stosowania okularów korygujących wzrok
• 2.2. Zaświadczenie lekarskie o przeprowadzeniu konsultacji psychologicznej
• 2.3. Zaświadczenie lekarskie przed przystąpieniem pracownika do egzaminu na kierowcę wózków jezdniowych
• 2.4. Wniosek niepełnosprawnego o stosowanie skróconej normy czasu pracy
• 2.5. Notatki dotyczące badania stanu trzeźwości
• 2.6. Dokumentacja zajęć komorniczych
• 2.7. Dokumenty związane z naliczaniem wynagrodzenia
• 2.8. Dokumentacja czasu pracy
• 2.9. Dokumentacja korzystania z urlopów wypoczynkowych i zwolnień okolicznościowych
• 2.10. Kwestionariusze ocen okresowych
• 2.11. Dokumenty zgłoszeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
• 2.12. Korespondencja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty zasiłkowe
• 2.13. Dokumenty związane z ubieganiem się o pomoc socjalną
• 2.14. Odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego
• 2.15. Oświadczenie lustracyjne

Rozdział XVI. Postępowanie z fałszywym dokumentem złożonym przez pracownika

Rozdział XVII. Prowadzenie akt osobowych w pytaniach i odpowiedziach

• 1. Udokumentowanie okresu zaliczanego do stażu pracy a wymiar urlopu wypoczynkowego
• 2. Podstawa zaliczenia danego okresu pracy do stażu pracy
• 3. Świadectwo pracy w języku obcym
• 4. Aktualny adres na wypowiedzeniu
• 5. Dokument potwierdzający zmianę danych osobowych pracownika
• 6. Dokumentacja urlopu macierzyńskiego i wypłaty zasiłku
• 7. Nazwisko panieńskie na dyplomie składanym do akt
• 8. Dokumenty procesowe odwołania od kary porządkowej
• 9. Informacja o zaprzestaniu korzystania z przerw na karmienie dziecka
• 10. Karta kontrolna wykorzystania urlopu wypoczynkowego
• 11. Łączony kwestionariusz osobowy
• 12. Brak w aktach osobowych świadectwa pracy a możliwość wydania zaświadczenia o zatrudnieniu
• 13. Podwójne prowadzenie akt osobowych – w oddziale i w centrali
• 14. Ponowne zatrudnienie pracownika z wykorzystaniem starej teczki osobowej
• 15. Zmiana daty urodzenia przez pracownika
• 16. Obowiązek przechowywania w aktach oświadczenia o wypowiedzeniu po zmianie trybu rozwiązania umowy na porozumienie stron
• 17. Zakres danych w archiwalnych aktach osobowych
• 18. Dokumenty konkursowe w aktach osobowych
• 19. Kserokopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy w aktach osobowych
• 20. Część czwarta akt osobowych (D) w teczkach pracowniczych założonych przed 1.1.2019 r.
• 21. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po kolejnych umowach na czas określony zawartych przed i po 1.1.2019 r.
• 22. Akta osobowe po przywróceniu do pracy przez sąd
• 23. Kopia prawa jazdy w aktach osobowych

Rozdział XVIII. Akty prawne

• 1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)
• 2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369 ze zm.)