Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją z uwzględnieniem e-doręczeń + wzory do pobrania

Zagadnienia opisane w książce stanowią zestaw praktycznej wiedzy dotyczącej załatwiania spraw z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego, doręczeń elektronicznych, usług zaufania – w tym podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej – przez organy administracji publicznej, zarządzania dokumentacją w urzędach w systemie klasy EZD oraz w systemie tradycyjnym, jak również wykorzystania systemów dziedzinowych wspierających realizację zadań w urzędach.

Kolejne, 3. wydanie uzupełniono o szerokie omówienie wykorzystania systemu e-doręczeń oraz zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych. Uwzględniono także zmiany niezbędne do wprowadzenia w normatywach kancelaryjnych, wynikające z nowych wymagań prawnych i technologicznych w obszarze zarządzania dokumentacją elektroniczną. Książka stanowi kompendium wiedzy z zakresu m.in. procedur administracyjnych i podatkowych w aspekcie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw – od momentu wpływu dokumentu do urzędu aż do przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego.

Autorzy skupili się na procedurach i praktycznych aspektach wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej oraz różnych systemów i aplikacji w bieżącej działalności organów administracji publicznej, uwzględniając również wymagania dotyczące ochrony danych osobowych.

Administracja publiczna realizuje szeroki zakres zadań. Z jednej strony są to zadania związane z obsługą obywateli (realizowane głównie przez samorząd), z drugiej – działania w ramach współpracy między różnymi podmiotami. We wszystkich tych obszarach istotną rolę odgrywa wykorzystanie elektronicznej komunikacji przy załatwianiu spraw, jak również stosowanie systemów teleinformatycznych wewnątrz samej organizacji, w szczególności służących do elektronicznego dokumentowania przebiegu rozstrzygania i załatwiania spraw (EZD).

Podstawowymi aktami regulującymi procedury załatwiania spraw są KPA i Ordynacja podatkowa. W obu tych aktach ustawodawca przewidział możliwości, ale również obowiązki organów w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych. Uprawnienia i obowiązki organów mają bezpośredni lub pośredni wpływ także na strony postępowania administracyjnego, podatkowego czy innych uczestników tych postępowań. Wykorzystywanie środków komunikacji elektronicznej przez organy administracji publicznej nie ogranicza się jednak wyłącznie do przepisów KPA i Ordynacji podatkowej – uzupełniają je regulacje innych aktów prawnych. Coraz częściej akty te nie tylko dopuszczają, ale wręcz nakazują stosowanie narzędzi informatycznych. Ponieważ zakres i sposób ich wykorzystania nie zostały jednolicie uregulowane, w obrębie jednego podmiotu publicznego może zachodzić potrzeba stosowania odmiennych procedur. W publikacji omówiono przede wszystkim instytucje prawne wykorzystywane w postępowaniu administracyjnym i podatkowym, a także procedury załatwiania spraw (również z wykorzystaniem narzędzi informatycznych) w typowych sprawach, takich jak rozpatrywanie skarg i wniosków, petycji czy udostępnianie informacji publicznej.

Z punktu widzenia funkcjonowania podmiotów publicznych istotne jest także postępowanie z dokumentacją wewnętrzną – zarówno papierową, jak i elektroniczną. Kompletność akt sprawy warunkuje przejrzystość działania organu i zabezpiecza go przed nieuzasadnionymi zarzutami dotyczącymi prawidłowości postępowania. Celem publikacji jest przede wszystkim ukazanie – na praktycznych przykładach – sposobu realizacji wymagań prawnych w tym zakresie, w szczególności wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz powiązanych instrukcji kancelaryjnych.

Dodatkowym zagadnieniem poruszanym w publikacji jest problematyka ochrony danych osobowych, w szczególności w kontekście doręczeń elektronicznych i praktycznego podejścia do tego obszaru. Omówiono m.in. tworzenie i funkcjonowanie rejestru państwowego, cel przetwarzania danych, kategorie podmiotów, których dane są przetwarzane – w tym sygnalistów – przebieg procesu oraz zakres danych przetwarzanych na poszczególnych etapach, a także ryzyka związane z przetwarzaniem danych w ramach e-doręczeń. Warto również zwrócić uwagę na problematykę reprezentacji podmiotów publicznych czy wykorzystania profilu zaufanego do celów służbowych.

W publikacji przedstawiono również wpływ zmian wprowadzonych ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Ich wdrożenie wymagało zmiany procedur wewnętrznych w podmiotach zobowiązanych do korzystania z nowych usług komunikacji elektronicznej, w miejsce dotychczasowych doręczeń tradycyjnych lub realizowanych za pośrednictwem platformy ePUAP.

Książka przeznaczona jest dla praktyków – pracowników administracji publicznej, administracji skarbowej, jednostek organizacyjnych gmin, powiatów, miast na prawach powiatu, centrów usług wspólnych – odpowiedzialnych za rejestrowanie korespondencji, załatwianie spraw z uwzględnieniem środków komunikacji elektronicznej, doręczanie pism, dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (zarówno w sposób tradycyjny, jak i elektroniczny), archiwizację dokumentacji, a także opracowywanie i udostępnianie usług elektronicznych, w tym:

• pracowników kancelarii, biur obsługi mieszkańca, sekretariatów,
• kierowników komórek organizacyjnych,
• pracowników merytorycznych odpowiedzialnych za kompletność akt sprawy,
• archiwistów, koordynatorów czynności kancelaryjnych,
• informatyków wdrażających systemy EZD i projektujących usługi elektroniczne,
• lokalnych administratorów ePUAP i e-doręczeń,
• inspektorów ochrony danych oraz pracowników wspierających administratorów danych w zakresie zapewnienia zgodności z RODO,
• sekretarzy, dyrektorów generalnych i pracowników odpowiedzialnych za organizację urzędu, którzy chcą nabyć, poszerzyć lub uporządkować wiedzę dotyczącą prawnych i technologicznych aspektów realizacji bieżących spraw, w tym z wykorzystaniem usług elektronicznych.

Bezspornym atutem książki jest zespół autorów, których wiedza i doświadczenie praktyczne stanowią gwarancję jakości publikacji i jej wieloaspektowej przydatności.