Centralny Rejestr Umów. Zakładanie kont, publikowanie umów, wdrożenie procedur + wzory do pobrania

O autorach

Wykaz skrótów

Wstęp

Rozdział I. Podmioty zobowiązane do udostępniania umów w Centralnym Rejestrze Umów

• 1. Ogólne wyszczególnienie jednostek zobowiązanych do prowadzenia CRU
• 2. Organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały
• 3. Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki
• 4. Związki metropolitalne
• 5. Jednostki budżetowe
• 6. Samorządowe zakłady budżetowe
• 7. Agencje wykonawcze
• 8. Instytucje gospodarki budżetowej
• 9. Państwowe fundusze celowe
• 10. Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS
• 11. Narodowy Fundusz Zdrowia
• 12. Samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej
• 13. Uczelnie publiczne
• 14. Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne
• 15. Państwowe i samorządowe instytucje kultury
• 16. Inne państwowe lub samorządowe osoby prawne
• 17. Bankowy Fundusz Gwarancyjny
• 18. Wyłączenia podmiotowe z obowiązku publikacji umów w Centralnym Rejestrze Umów
• 19. Pytania i odpowiedzi
  • 19.1. Szkoła publiczna
  • 19.2. Szkoła niepubliczna
  • 19.3. Biblioteka gminna będąca IK
  • 19.4. Ochotnicza Straż Pożarna
  • 19.5. Policja
  • 19.6. Jednostki organizacyjne Lasów Państwowych
  • 19.7. Wojewódzki ośrodek ruchu drogowego
  • 19.8. Parki narodowe
  • 19.9. Prokuratura rejonowa
  • 19.10. Wojewódzki fundusz ochrony środowiska i gospodarki wodnej
  • 19.11. Spółka komunalna
  • 19.12. Spółdzielnia socjalna
  • 19.13. Powiatowe inspektoraty weterynaryjne oraz inne inspektoraty administracji zespolonej
  • 19.14. Obowiązek udostępniania informacji publicznej przez podmioty inne niż JSFP
  • 19.15. Spółka Skarbu Państwa
  • 19.16. Uczniowski Klub Sportowy
  • 19.17. Organ a jednostka budżetowa
  • 19.18. Centra Usług Wspólnych

Rozdział II. Proces rejestracji umów w Centralnym Rejestrze Umów jako element kontroli zarządczej

• 1. Definicja kontroli zarządczej
• 2. Standardy kontroli zarządczej
  • 2.1. Wzmocnienie kompetencji i wiedzy kadry kierowniczej
  • 2.2. Odpowiednia kadra jednostki
  • 2.3. Odpowiednia struktura organizacyjna
  • 2.4. Planowanie działalności
  • 2.5. Zarządzanie ryzykiem
  • 2.6. Wprowadzenie odpowiednich mechanizmów
  • 2.7. Obieg informacji
  • 2.8. Ocena i monitorowanie systemu kontroli zarządczej
  • 2.9. Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą
• 3. Wdrożenie Centralnego Rejestru Umów w ramach budowy systemu kontroli zarządczej
  • 3.1. Rekomendowane wymagania techniczne
  • 3.2. Dostęp do systemu i uwierzytelnianie
  • 3.3. Zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami
  • 3.4. Wprowadzanie i aktualizacja danych
  • 3.5. Integracja z systemami dziedzinowymi
  • 3.6. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
  • 3.7. Pierwsze wdrożenie systemu
    • 3.7.1. Podział obowiązków i odpowiedzialności
    • 3.7.2. Analiza obiegu umów w jednostce
    • 3.7.3. Utworzenie wewnętrznego procesu zgłaszania umów
    • 3.7.4. Opracowanie katalogu umów podlegających wpisowi
    • 3.7.5. Przygotowanie zasad ochrony danych osobowych
    • 3.7.6. Nadanie dostępów do systemu
    • 3.7.7. Wykonanie wpisów testowych
    • 3.7.8. Szkolenie pracowników
    • 3.7.9. Zapewnienie dokumentowania mechanizmów kontroli zarządczej
    • 3.7.10. Pierwszy okres funkcjonowania – okres stabilizacji
  • 3.8. Korzyści z wdrożenia procedury
    • 3.8.1. Zwiększenie transparentności życia publicznego
    • 3.8.2. Wzmocnienie kontroli i nadzoru
    • 3.8.3. Ograniczenie ryzyka nadużyć i korupcji
    • 3.8.4. Usprawnienie zarządzania informacją
    • 3.8.5. Wsparcie dla procesów decyzyjnych
    • 3.8.6. Rozwój cyfryzacji administracji
    • 3.8.7. Możliwość rozwoju modelu Open Data
    • 3.8.8. Standaryzacja procesów i danych
    • 3.8.9. Wzrost odpowiedzialności w administracji publicznej
    • 3.8.10. Podsumowanie
  • 3.9. Ryzyka, problemy i wyzwania wdrożeniowe
    • 3.9.1. Identyfikacja ryzyka
    • 3.9.2. Przeprowadzenie analizy ryzyka i określenie jego poziomu
    • 3.9.3. Reakcja na ryzyko
    • 3.9.4. Zarządzanie ryzykiem wprowadzenia Centralnego Rejestru Umów
      • 3.9.4.1. Brak przygotowania organizacyjnego
      • 3.9.4.2. Niedostosowanie systemów informatycznych
      • 3.9.4.3. Niedobór kompetencji i szkoleń
      • 3.9.4.4. Opór przed zmianą
      • 3.9.4.5. Problemy interpretacyjne przepisów
      • 3.9.4.6. Konflikt między jawnością a ochroną danych
      • 3.9.4.7. Presja czasowa i obowiązki sprawozdawcze
      • 3.9.4.8. Koszty wdrożenia
• 4. Pytania i odpowiedzi
  • 4.1. Automatyczna publikacja umów z wykorzystaniem wewnętrznych systemów obiegu informacji i dokumentów
  • 4.2. Wdrożenie systemu publikowania umów w CRU a zarządzanie ryzykiem
  • 4.3. Zakres systemu kontroli zarządczej w zakresie CRU

Rozdział III. Proces zakładania konta w systemie

• 1. Rodzaje kont użytkowników
• 2. Uprawnienia do założenia konta jednostki
• 3. Przygotowanie do rejestracji
• 4. Przygotowanie techniczne
  • 4.1. Proces rejestracji – krok po kroku
    • 4.1.1. Wejście do systemu
    • 4.1.2. Uwierzytelnienie
    • 4.1.3. Wybór wniosku
    • 4.1.4. Wybór funkcji, w jakiej występujemy
    • 4.1.5. Adres e-mail
    • 4.1.6. REGON JSFP
    • 4.1.7. Dane JSFP
    • 4.1.8. Weryfikacja i aktywacja
  • 4.2. Proces zakładania konta użytkownika lub nadania uprawnień – krok po kroku
    • 4.2.1. Wejście do systemu, adres e-mail
    • 4.2.2. REGON JSFP
    • 4.2.3. Role
    • 4.2.4. Komórka organizacyjna
    • 4.2.5. Weryfikacja i aktywacja
• 5. Pytania i odpowiedzi
  • 5.1. Zakres treści upoważnienia reprezentanta kierownika jednostki
  • 5.2. Wzór pełnomocnictwa i upoważnienia
  • 5.3. Skan dokumentu powołania kierownika jednostki
  • 5.4. Wniosek o założenie konta a zaświadczenia z wyborów samorządowych
  • 5.5. Dokument załączony do wniosku o założenie konta zawarty w dwóch plikach
  • 5.6. Potwierdzenie za zgodność dokumentów dołączanych do wniosku o założenie konta jednostki
  • 5.7. Zmiana nazwiska kierownika jednostki po dacie powołania
  • 5.8. Dwa imiona kierownika jednostki
  • 5.9. Dane osobowe do wpisania w pełnomocnictwie kierownika dla pracownika
  • 5.10. Pełnomocnictwo niespełniające wymogów rejestracji
  • 5.11. Składanie wniosków przez jednostki podległe gminie
  • 5.12. Wniosek o konto – gmina czy urząd obsługujący gminę
  • 5.13. Zespół szkół a zakładanie kont
  • 5.14. Jednostki budżetowe zobowiązane do zakładania kont w CRU

Rozdział IV. Umowy podlegające publikacji w Centralnym Rejestrze Umów

• 1. Wstępne warunki zakwalifikowania danej umowy do rejestracji w CRU
• 2. Odpłatny charakter umowy
• 3. Zamawiający jako strona umowy
• 4. Wykonawca jako strona umowy
• 5. Przedmiot zamówienia
  • 5.1. Roboty budowlane
  • 5.2. Dostawy i usługi
• 6. Formy umowy
  • 6.1. Forma pisemna
  • 6.2. Forma elektroniczna
  • 6.3. Forma dokumentowa
• 7. Pytania i odpowiedzi
  • 7.1. Umowa zawarta w formie wiadomości e-mail
  • 7.2. Umowa ustna udokumentowana fakturą
  • 7.3. Zawarcie umowy w formie ustnej, gdy regulamin wewnętrzny wymaga formy pisemnej
  • 7.4. Umowa zaakceptowana przez wykonawcę poprzez wiadomość e-mail
  • 7.5. Umowa podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez zamawiającego i wykonawcę
  • 7.6. Umowa podpisana podpisem zaufanym przez zamawiającego i wykonawcę
  • 7.7. Wykonanie świadczenia bez potwierdzenia zawarcia umowy
  • 7.8. Umowy ramowe i umowy wykonawcze od umów ramowych
  • 7.9. Umowa podpisana na rzecz kilku JSFP (zakupy grupowe)
  • 7.10. Umowa, od której obie strony odstąpiły przed jej opublikowaniem
  • 7.11. Wydatki poniesione z tytułu opłaty parkingowej
  • 7.12. Umowy-zlecenia zawarte z nauczycielami przez szkołę podstawową
  • 7.13. Informacje o wydatkach poniesionych tytułem opłat sądowych i administracyjnych, mandatów oraz opłat abonamentowych RTV
  • 7.14. Wydatki z funduszu socjalnego
  • 7.15. Pożyczki z funduszu socjalnego
  • 7.16. Rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych
  • 7.17. Opłaty sądowe i administracyjne
  • 7.18. Kwoty stanowiące pokrycie przez pracodawcę kosztów noclegu w hotelu pracownika skierowanego w podróż służbową
  • 7.19. Umowy o wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych
  • 7.20. Umowy dotacji ze środków publicznych
  • 7.21. Wydatki na szkolenia otwarte, na które JSFP rejestruje swoich pracowników
  • 7.22. Umowy kupna nieruchomości ich najmu oraz dzierżawy
  • 7.23. Data zawarcia umowy, jeśli zamawiający wysłał zlecenie wykonania usługi pocztą elektroniczną
  • 7.24. Umowy zawarte telefonicznie
  • 7.25. Ekwiwalenty pieniężne dla strażaków OSP
  • 7.26. Wartość umowy w przypadku zamówienia z prawem opcji i wznowienia
  • 7.27. Wartość umowy – czy należy ująć VAT
  • 7.28. Wartość umowy, gdy zrealizowane wydatki są niższe od kwoty wskazanej w umowie
  • 7.29. Brak informacji o wartości umowy
  • 7.30. Umowy zawarte przed wejściem w życie obowiązkowego CRU
  • 7.31. Informacja w CRU o okresie, na jaki została zawarta umowa
  • 7.32. Aktualizacja informacji zawartych w CRU
  • 7.33. Informacje w CRU o umowie zawartej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej
  • 7.34. Wartość umowy zawartej na czas nieoznaczony wpisywana do CRU
  • 7.35. Umowy na obsługę bankową, kredyty i pożyczki
  • 7.36. Wartość umowy podawana w CRU na obsługę rachunku bankowego
  • 7.37. Brak kwalifikacji CRU jako rejestru publicznego
  • 7.38. Umowy darowizny, użyczenia, ramowe a obowiązek informacji w CRU
  • 7.39. Charakter umowy objętej obowiązkiem informacyjnym w CRU
  • 7.40. Usuwanie danych z CRU
  • 7.41. Załączniki do umowy
  • 7.42. Informacja o zamówieniu w formie dokumentowej w CRU
  • 7.43. Umowa-zlecenie z pielęgniarkami i lekarzami
  • 7.44. Umowy zawierane w ramach wykonywania działalności kulturalnej
  • 7.45. Zastrzeżenie w umowach z zakresu działalności artystycznej
  • 7.46. Umowy o prowadzenie rodzinnego domu pomocy
  • 7.47. Umowy zawierane przez jednostki pomocy społecznej na wykonywanie pieczy zastępczej
  • 7.48. Umowy zawierane przez OPS z osobami fizycznymi zlecające wykonywanie przez nie usług opiekuńczych i asystentów rodziny
  • 7.49. Umowy zawierane przez urzędy pracy z przedsiębiorcami na realizację form pomocy
  • 7.50. Umowy wynajmu pomieszczeń przez JSFP na rzecz podmiotów zewnętrznych
  • 7.51. Umowy na grupowe ubezpieczenia pracownicze i umowy na ubezpieczenia majątkowe JSFP
  • 7.52. Umowy zawierane w trybie zamówienia z wolnej ręki w tym zamówienia in-house
  • 7.53. Uchwały powierzające spółce realizację zadań własnych JST

Rozdział V. Zasady wprowadzania danych do Centralnego Rejestru Umów

• 1. Zasada wprowadzania umów przez jednostki, których plany finansowe są obciążane danym zobowiązaniem
• 2. Zakres danych wprowadzanych do Centralnego Rejestru Umów
• 3. Ograniczenia ustawowe
• 4. Termin wprowadzenia danych
• 5. Przepisy wykonawcze
• 6. Numer umowy
• 7. Data zawarcia umowy
• 8. Okres, na jaki została zawarta umowa
  • 8.1. Umowy zawierane na czas oznaczony
  • 8.2. Umowy zawierane na czas nieoznaczony
  • 8.3. Sposób oznaczenia okresu, na jaki została zawarta umowa na czas oznaczony
  • 8.4. Aktualizacja zapisów w Centralnym Rejestrze Umów w związku ze zmianą okresu, na jaki została zawarta umowa
  • 8.5. Zmiana okresu, na jaki została zawarta umowa po jego upływie
  • 8.6. Okres, na jaki została zawarta umowa w przypadku prawa opcji i wznowień
  • 8.7. Okres, na jaki została zawarta umowa ramowa i wykonawcza
• 9. Oznaczenie stron umowy
  • 9.1. Zakres ujawnianych danych
  • 9.2. Jednostka samorządu terytorialnego lub Skarb Państwa jako strony umowy
• 10. Wskazanie przedmiotu umowy
• 11. Wartość umowy
• 12. Wskazanie, czy umowa jest finansowana ze środków z budżetu Unii Europejskiej i innych źródeł
• 13. Status umowy
• 14. Dzień zakończenia obowiązywania umowy
• 15. Podstawa prawna nieudostępnienia informacji o umowie
• 16. Podstawa dokonania aktualizacji informacji zawartych w Centralnym Rejestrze Umów
  • 16.1. Aktualizacja numeru umowy
  • 16.2. Aktualizacja daty zawarcia umowy
  • 16.3. Aktualizacja okresu, na jaki została zawarta umowa
  • 16.4. Aktualizacja oznaczenia stron umowy
  • 16.5. Zmiana przedmiotu umowy
  • 16.6. Aktualizacja wartości umowy
  • 16.7. Zmiana w zakresie źródła finansowania
  • 16.8. Aktualizacja statusu umowy i dnia zakończenia obowiązywania umowy
  • 16.9. Aktualizacja podstawy prawnej nieudostępnienia informacji o umowie
• 17. Pytania i odpowiedzi
  • 17.1. Zakres danych wprowadzanych do CRU
  • 17.2. Dane fakultatywne
  • 17.3. Dane wyłączone z publikacji
  • 17.4. Termin publikacji
  • 17.5. Ujmowanie aneksów wartościowych do umów w CRU
  • 17.6. Ujmowanie aneksów terminowych do umów w CRU
  • 17.7. Aktualizacja prawa opcji
  • 17.8. Zmiany umów w zakresie nieujętym w CRU
  • 17.9. Sposób wskazania wartości umowy
  • 17.10. Sposób ujmowania wartości umowy, której stroną nie jest płatnik VAT
  • 17.11. Aktualizacja wpisów w CRU w przypadku aneksu terminowego zawartego po terminie realizacji umowy
  • 17.12. Sposób wskazania wartości umowy przy cenach jednostkowych
  • 17.13. Okres gwarancji a status umowy
  • 17.14. Zakończenie umowy przed umówionym terminem a status umowy
  • 17.15. Wpływ sporu dotyczącego umowy na publikację w CRU
  • 17.16. Obowiązek wskazania dnia zakończenia realizacji umowy zawartej na czas nieoznaczony

Rozdział VI. Ochrona danych osobowych

• 1. Zasady i zakres ochrony danych osobowych
• 2. Pytania i odpowiedzi
  • 2.1. Dane osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej, która jest stroną umowy-zlecenia
  • 2.2. PESEL i numer dowodu osobistego osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, która jest stroną umowy-zlecenia
  • 2.3. Adres zamieszkania osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej
• 2.4. Adres siedziby przedsiębiorcy

Rozdział VII. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów ustawy o finansach publicznych

• 1. Zagadnienia wstępne
• 2. Odpowiedzialność za naruszenie zasad publikacji umów w Centralnym Rejestrze Umów
• 3. Dyscyplina finansów publicznych – zarys
• 4. Naruszenie art. 34a FinPubU a dyscyplina finansów publicznych
• 5. Odpowiedzialność karna
• 6. Odpowiedzi na pytania
  • 6.1. Dyscyplina finansów publicznych a nieopublikowanie umowy lub nieterminowe jej zamieszczenie
  • 6.2. Konsekwencje za nieopublikowanie lub nieterminowe opublikowanie umowy w CRU na gruncie ustawy o finansach publicznych

Rozdział VIII. Wzory dokumentów

• 1. Upoważnienia
  • 1.1. Upoważnienia do zakładania konta
  • 1.2. Upoważnienie do reprezentowania kierownika jednostki w zakresie realizacji obowiązków związanych z Centralnym Rejestrem Umów
• 2. Procedura wewnętrzna prowadzenia Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych
• 3. Regulamin Zamówień Publicznych z uwzględnieniem CRU

Aneks