Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2026

O Autorach

Wykaz skrótów

Wprowadzenie

Rozdział I. Podstawowe informacje, zakres podmiotowy i przedmiotowy KSeF

• 1. KSeF na tle rozwiązań w innych krajach UE oraz zmian w ramach ViDA
  • 1.1. Podobne rozwiązania w innych krajach UE
  • 1.2. KSeF a reforma VAT w ramach ViDA
• 2. Harmonogram wdrożenia KSeF
• 3. Podmioty podlegające obowiązkowi korzystania z KSeF
  • 3.1. Podatnicy objęci obowiązkowym KSeF – zasada powszechności obligatoryjnego KSeF
  • 3.2. Podatnicy posiadający w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej
• 4. Transakcje podlegające obowiązkowi dokumentowania fakturą ustrukturyzowaną
  • 4.1. Sprzedaż na rzecz podatników
  • 4.2. Sprzedaż na rzecz konsumentów
  • 4.3. Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość
  • 4.4. Sprzedaż zwolniona z VAT
  • 4.5. Eksport towarów i WDT
  • 4.6. WDT nowych środków transportu
  • 4.7. Usługi na rzecz podmiotów zagranicznych
  • 4.8. Zaliczki na poczet sprzedaży
  • 4.9. Procedury i sytuacje szczególne
  • 4.10. Transakcje zakupu od podmiotów zagranicznych
  • 4.11. Transakcje wyłączone z KSeF w drodze rozporządzenia
  • 4.12. Regulacje przejściowe

Rozdział II. Cechy Krajowego Systemu e-Faktur

• 1. Podstawowe założenia (funkcje) systemu
  • 1.1. Uwagi wprowadzające
  • 1.2. Udostępnienie faktury ustrukturyzowanej
    • 1.2.1. Zasady i forma udzielenia zgody w okresie dobrowolnym
    • 1.2.2. Skutki braku zgody odbiorcy faktury w systemie dobrowolnym
    • 1.2.3. Udostępnianie faktur w systemie obowiązkowym
    • 1.2.4. Wydanie tzw. potwierdzenia transakcji nabywcy krajowemu z NIP
• 2. Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF
  • 2.1. Rodzaje uprawnień
  • 2.2. Modele nadawania uprawnień
    • 2.2.1. Standardowy model uprawnień
    • 2.2.2. Samofakturowanie
    • 2.2.3. Model uprawnień stworzony dla JST i grup VAT
    • 2.2.4. Inne modele uprawnień
  • 2.3. Dane niezbędne do nadania oraz odebrania uprawnień
  • 2.4. Sposoby uwierzytelnienia
  • 2.5. Certyfikat KSeF
  • 2.6. Formularz ZAW-FA
• 3. Wystawianie e-faktur w KSeF
  • 3.1. Zagadnienia ogólne
  • 3.2. Data wystawienia e-faktury
  • 3.3. Urzędowe Poświadczenie Odbioru
  • 3.4. Numer KSeF
• 4. Odbiór faktury
  • 4.1. Zagadnienia ogólne
  • 4.2. Data otrzymania e-faktury
  • 4.3. Udostępnianie faktury poza KSeF
  • 4.4. Sposoby oznaczania faktur
• 5. Sposoby korzystania z KSeF
  • 5.1. Interfejs służący do programowania aplikacji (API)
  • 5.2. Aplikacja Podatnika KSeF/aplikacja e-mikrofirma/Aplikacja mobilna KSeF
    • 5.2.1. Wystawianie faktur
    • 5.2.2. Odbiór faktur
    • 5.2.3. Historia sesji
    • 5.2.4. Uprawnienia
    • 5.2.5. Tokeny
    • 5.2.6. Jednostki zależne
    • 5.2.7. Identyfikatory zbiorcze
• 6. Archiwizacja faktur

Rozdział III. Zakres danych faktury ustrukturyzowanej

• 1. Faktura ustrukturyzowana jako kolejna postać faktury
• 2. Rodzaje faktur wystawianych w KSeF
• 3. Elementy faktury ustrukturyzowanej
  • 3.1. Ogólny opis struktury faktury
  • 3.2. Nagłówek
  • 3.3. Dane identyfikacyjne podmiotów
    • 3.3.1. Węzeł „Podmiot1”
    • 3.3.2. Węzeł „Podmiot2”
    • 3.3.3. Węzeł „Podmiot3”
    • 3.3.4. Węzeł „PodmiotUpowazniony”
  • 3.4. Węzeł „Fa”
    • 3.4.1. Podsumowanie wartości transakcji dokumentowanych fakturą
    • 3.4.2. Węzeł „Adnotacje”
    • 3.4.3. Węzeł „Zwolnienie”
    • 3.4.4. Węzeł „Nowe środki transportu”
    • 3.4.5. Procedura marży
    • 3.4.6. Pole „Rodzaj faktury”
    • 3.4.7. Dane dla faktur korygujących
    • 3.4.8. Węzeł „Zaliczka częściowa”
    • 3.4.9. Pozostałe dane
    • 3.4.10. Węzeł „FaWiersz”
    • 3.4.11. Węzeł „Rozliczenie”
    • 3.4.12. Węzeł „Platnosc”
    • 3.4.13. Węzeł „WarunkiTransakcji”
    • 3.4.14. Węzeł „Zamowienie”
  • 3.5. Stopka faktury
  • 3.6. Węzeł „Zalacznik”
• 4. Informacje dodatkowe
  • 4.1. Informacje dodatkowe na fakturach ustrukturyzowanych
  • 4.2. Informacje dodatkowe na wizualizacji faktur ustrukturyzowanych
• 5. Załączniki do faktur ustrukturyzowanych
  • 5.1. Sposoby dostarczania załączników kontrahentom
  • 5.2. Załączniki jako integralna część faktury

Rozdział IV. Rodzaje faktur i inne dokumenty

• 1. Faktury ustrukturyzowane a faktury pro forma i inne dokumenty
  • 1.1. Faktury pro forma
  • 1.2. Faktura wewnętrzna
  • 1.3. Noty księgowe (uznaniowe i obciążeniowe)
  • 1.4. Noty korygujące
  • 1.5. Duplikaty faktur
  • 1.6. Faktury konsumenckie
  • 1.7. Faktury VAT marża
  • 1.8. Faktury VAT RR
  • 1.9. Dokumenty wydawane przy realizacji zakupów pracowniczych
  • 1.10. Załączniki
• 2. Sprzedaż ewidencjonowana na kasie rejestrującej i paragony
  • 2.1. Faktura wystawiana do paragonu
  • 2.2. Faktury uproszczone
• 3. Faktury w walutach obcych
  • 3.1. Szczególne zasady wystawiania faktur w walutach obcych
  • 3.2. Wpływ daty wystawienia faktury w KSeF na kurs walutowy
• 4. Samofakturowanie
  • 4.1. Uprawnienia
  • 4.2. Wymogi schemy
  • 4.3. Pozyskanie faktury przez sprzedawcę
  • 4.4. Samofakturowanie w relacjach z podmiotami zagranicznymi a obowiązek korzystania z KSeF
• 5. Faktury korygujące
  • 5.1. Moment uwzględnienia korekt
  • 5.2. Zbiorcze korekty
  • 5.3. Anulowanie faktury/Noty korygujące
• 6. KSeF a inne systemy przesyłania faktur elektronicznych
  • 6.1. Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF)
  • 6.2. Systemy elektronicznej wymiany danych
• 7. Faktury poza KSeF
  • 7.1. Ryzyko podwójnego zafakturowania jednej transakcji
  • 7.2. Wizualizacja faktury
  • 7.3. Faktury wystawiane w trakcie awarii, niedostępności systemu bądź w trybie offline24
  • 7.3.1. Awaria systemu
  • 7.3.2. Niedostępność KSeF
  • 7.3.3. Offline24
  • 7.3.4. Oznaczanie faktur wystawionych w trybach szczególnych
  • 7.4. Faktury otrzymane w KSeF i poza KSeF
  • 7.5. Faktury dla potrzeb celnych

Rozdział V. Niedostępność Krajowego Systemu e-Faktur

• 1. Tryb offline24
• 2. Tryb offline (niedostępność systemu)
• 3. Tryb awaryjny
• 4. Awaria całkowita
• 5. Korekta techniczna pliku XML

Rozdział VI. Sankcje, zmiany w procesach i procedurach wewnętrznych, uproszczenia

• 1. Numer KSeF w przelewach bankowych
  • 1.1. Płatności w MPP
  • 1.2. Obowiązek podawania numeru KSeF we wszystkich płatnościach
  • 1.3. Identyfikator zbiorczy
  • 1.4. Podmioty zagraniczne
• 2. Sankcje
• 3. Uproszczenia w związku ze stosowaniem faktur ustrukturyzowanych
  • 3.1. Skrócenie standardowego terminu zwrotu VAT do 40 dni
  • 3.2. Rozliczanie faktur korygujących in minus
  • 3.3. Archiwizowanie faktur w KSeF
  • 3.4. Zniesienie obowiązku wysyłania na żądanie organów podatkowych plików JPK_FA

Rozdział VII. Proces wdrożenia KSeF, zmiany w procesach i procedurach wewnętrznych

• 1. Wpływ KSeF na procesy związane z wystawianiem, odbiorem i obiegiem faktur – automatyzacja procesów
  • 1.1. Wysyłka faktur do kontrahentów
  • 1.2. Przechowywanie informacji zwrotnych z KSeF
  • 1.3. Dokumentowanie sprzedaży bezpośredniej
  • 1.4. Obsługa faktur zakupowych
• 2. Zmiany w procedurach wewnętrznych, umowach i regulaminach
• 3. Przygotowanie do procesu wdrożenia faktur ustrukturyzowanych
  • 3.1. Problemy praktyczne i wdrożenie KSeF
  • 3.2. Implementacja systemu w firmie
  • 3.3. Instrukcja wdrożenia KSeF
    • 3.3.1. Podmioty stosujące instrukcję
    • 3.3.2. Wzór instrukcji w zakresie przygotowania do procesu wdrożenia KSeF