Nowe technologie w rekrutacji a RODO

O Autorach

Wykaz skrótów

Wykaz literatury

Wprowadzenie

Rozdział I. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w przypadku rekrutacji z wykorzystaniem nowoczesnych technologii

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Ewolucja korzystania z narzędzi technologicznych w rekrutacji
• 3. Praktyka korzystania z najnowszych technologii w procesach rekrutacyjnych
  • 3.1. Uwagi ogólne
  • 3.2. Platformy cyfrowe i media społecznościowe
  • 3.3. Sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML)
    • 3.3.1. Przesiewanie, ranking i dopasowywanie kandydatów
    • 3.3.2. Chatboty rekrutacyjne i symulacje rozmów kwalifikacyjnych
    • 3.3.3. Analiza wideorozmów
    • 3.3.4. Predykcyjna analityka w rekrutacji i planowaniu zasobów ludzkich
    • 3.3.5. Przetwarzanie języka naturalnego (NLP) w ocenie kandydatów
  • 3.4. Big Data Analytics (analiza dużych zbiorów danych)
  • 3.5. Rzeczywistość wirtualna (VR) i rzeczywistość rozszerzona (AR)
  • 3.6. Grywalizacja (gamification)
  • 3.7. Oceny (testy) psychometryczne
  • 3.8. Systemy śledzenia kandydatów (ATS – Applicant Tracking Systems)
• 4. Charakterystyka podstaw prawnych przetwarzania w procesie rekrutacyjnym
• 5. Kluczowe problemy zgodności z RODO w zakresie korzystania z nowych technologii na etapie rekrutacji
  • 5.1. Wątpliwa zgoda
  • 5.2. Prawnie uzasadniony interes
  • 5.3. Nadmierne gromadzenie danych
  • 5.4. Zakaz wyłącznie zautomatyzowanych decyzji i wymóg ludzkiej ingerencji
  • 5.5. Przetwarzanie danych osobowych przez podmioty trzecie i dostawców technologii rekrutacyjnych
  • 5.6. Transfery danych
• 6. Podsumowanie

Rozdział II. Procesy rekrutacyjne – prawo, ryzyka i realia rynku pracy

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Pojęcie, rodzaje i metody rekrutacji
• 3. Modele, metody i techniki z perspektywy RODO – uwagi wprowadzające
• 4. Analiza dokumentów aplikacyjnych
• 5. Rozmowa kwalifikacyjna
• 6. Testy kompetencyjne i psychometryczne
• 7. Assessment Centre
• 8. Rekrutacja wspomagana sztuczną inteligencją
• 9. Rekrutacja wspomagana sztuczną inteligencją – badania empiryczne i wnioski z badań
• 10. Korzyści z procesu rekrutacyjnego wspieranego przez AI
• 11. Ryzyka prawne i etyczne związane z korzystaniem z AI w procesie rekrutacji
• 12. Podsumowanie

Rozdział III. Zakres danych osobowych przetwarzanych w procesach rekrutacyjnych przeprowadzanych w modelu tradycyjnym i z wykorzystaniem nowoczesnych technologii

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Ramy prawne przetwarzania danych w rekrutacji
  • 2.1. RODO i Kodeks pracy
  • 2.2. Legalizacja przetwarzania danych w rekrutacji
  • 2.3. RODO a AI Act
• 3. Model tradycyjny rekrutacji
  • 3.1. Uwagi wstępne
  • 3.2. Podstawowy zakres danych osobowych
  • 3.3. Dodatkowe dane pozyskiwane na etapie rekrutacji
  • 3.4. Analiza ryzyka
• 4. Rekrutacja z wykorzystaniem nowoczesnych technologii
  • 4.1. Automatyzacja procesów rekrutacyjnych
  • 4.1.1. Systemy ATS
  • 4.1.2. Sztuczna inteligencja
  • 4.2. Social media screening i web scraping
  • 4.3. Testy online i grywalizacja
• 5. Porównanie katalogów danych: tradycja vs. nowoczesne technologie
  • 5.1. Macierz danych – które kategorie pojawiają się wyłącznie w nowoczesnych procesach
  • 5.2. Intensywność vs. adekwatność – czy zakres jest proporcjonalny do celu?
  • 5.3. Szczególne kategorie danych – ryzyko niezamierzonego przetwarzania danych o zdrowiu, pochodzeniu rasowym, poglądach
  • 5.4. Zautomatyzowane decyzje i art. 22 RODO – wyzwania informacyjne
• 6. Matryca retencji danych – scenariusze usuwania vs. anonimizacji
• 7. Impact Assessment & audyt AI – cykliczne przeglądy, bias testing, udział działu prawnego i HR
• 8. Podsumowanie

Rozdział IV. Korzystanie z narzędzi AI w procesie rekrutacji

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Narzędzia AI w rekrutacji
• 3. Korzyści ze stosowania sztucznej inteligencji w rekrutacji
• 4. Wyzwania związane ze stosowaniem AI w rekrutacji
• 5. Rekomendacje i uwagi końcowe

Rozdział V. Przeprowadzanie rozmów rekrutacyjnych z zastosowaniem sztucznej inteligencji

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Rozmowa kwalifikacyjna – pojęcie
• 3. Rozmowa kwalifikacyjna – możliwość stosowania narzędzi wspomaganych AI: perspektywa funkcjonalna i prawna
• 4. Podsumowanie

Rozdział VI. Zgoda jako podstawa przetwarzania danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie oraz rozwiązania technologiczne służące jej pozyskiwaniu

• 1. Uwagi ogólne
• 2. Zgoda jako podstawa przetwarzania danych osobowych kandydata do pracy
• 3. Przetwarzanie danych osobowych w kontekście automatyzacji procesu rekrutacji
• 4. Podsumowanie

Rozdział VII. Dopuszczalność przetwarzania danych osobowych dotyczących karalności pracownika

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Ograniczenia dopuszczalności przetwarzania informacji o niekaralności
• 3. Ustawowy warunek niekaralności osoby fizycznej jako wymóg kwalifikacyjny w zatrudnieniu
• 4. Wymóg niekaralności a weryfikacja warunków kwalifikacyjnych o charakterze etycznym
• 5. Podstawy prawne przetwarzania danych dotyczących niekaralności
• 6. Procedura dotycząca uzyskania zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego
  • 6.1. Udzielanie informacji przez KRK
  • 6.2. Zapytanie o udzielenie informacji
  • 6.3. Opłaty za wydanie zaświadczenia o niekaralności
  • 6.4. Zaświadczenie o niekaralności z innego kraju UE
• 7. Obowiązek pracodawcy weryfikacji pracownika przed dopuszczeniem do pracy z małoletnimi w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym
• 8. Obowiązek przechowywania zaświadczenia o niekaralności w dokumentacji pracowniczej

Rozdział VIII. Przetwarzanie danych osobowych szczególnych kategorii, w tym ocena predyspozycji psychofizycznych kandydata z wykorzystaniem nowoczesnych technologii

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Ocena predyspozycji psychofizycznych z wykorzystaniem nowych technologii
• 3. Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych w ocenie predyspozycji psychofizycznych
• 4. Podstawy prawne przetwarzania danych szczególnych w ocenie predyspozycji psychofizycznych kandydatów
  • 4.1. Zgoda
  • 4.2. Przesłanki określone w art. 9 ust. 2 lit. b i h RODO
  • 4.3. Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych
• 5. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji w ocenie predyspozycji zawodowych
• 6. Podsumowanie

Rozdział IX. Narzędzia psychologiczne (testy, kwestionariusze) w rekrutacji i AI – szansa czy zagrożenie

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Testy psychologiczne i kwestionariusze
• 3. Standaryzacja narzędzi i podmioty z nich korzystające
• 4. Testy i kwestionariusze psychologiczne w rekrutacji i selekcji
• 5. Dobre praktyki
• 6. Stosowanie przez AI narzędzi psychologicznych
• 7. Podsumowanie

Rozdział X. Testy psychologiczne na etapie rekrutacji

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Czym są testy psychologiczne?
• 3. Rodzaje danych ujawnianych w testach psychologicznych
• 4. Testy psychologiczne w świetle RODO i Kodeksu pracy
  • 4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w ramach testów psychologicznych
  • 4.2. Zgoda kandydata
  • 4.3. Realizacja obowiązku prawnego
  • 4.4. Realizacja prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy
  • 4.5. Podstawy prawne przetwarzania danych o zdrowiu psychicznym w ramach testów psychologicznych
• 5. Testy psychologiczne jako profilowanie
• 6. Zautomatyzowanie testów psychologicznych a przepisy RODO o podejmowaniu zautomatyzowanych decyzji
• 7. Ocena ryzyka
• 8. Testy psychologiczne w świetle AI Act
• 9. Podsumowanie

Rozdział XI. Obowiązki informacyjne wobec osób kandydujących

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Asymetria informacji i władzy
• 3. Bierna postawa osób kandydujących
• 4. Interfejs komunikacji pomiędzy osobami kandydującymi a pracodawcami
• 5. Rodzaje obowiązków informacyjnych
  • 5.1. Obowiązek informacyjny przy zbieraniu danych bezpośrednio od kandydata (art. 13 RODO)
  • 5.2. Obowiązek informacyjny przy pozyskiwaniu danych z innego źródła (art. 14 RODO)
  • 5.3. Wtórny obowiązek informacyjny wynikający z art. 15 RODO
• 6. Klauzula informacyjna
  • 6.1. Klauzula informacyjna oparta na art. 13 RODO
  • 6.2. Klauzula informacyjna oparta na art. 14 RODO
• 7. Sposoby realizacji obowiązków informacyjnych w rekrutacji
• 8. Problemy i ich rozwiązania w związku z obowiązkami informacyjnymi
  • 8.1. Zderzenie obowiązku transparentności z tajemnicą przedsiębiorstwa lub działania AI
  • 8.2. Budowanie dużych baz danych CV z zewnętrznych źródeł
  • 8.3. Odpowiedzialność za wykonanie obowiązku informacyjnego
  • 8.4. Subiektywna ocena osoby rekrutującej
  • 8.5. Kompletność informacji w przypadku korzystania z wielu rozproszonych systemów
  • 8.6. Obowiązek informacyjny w stosunku do obcokrajowców
• 9. Inne obowiązki informacyjne

Rozdział XII. Retencja danych i narzędzia do administrowania retencją

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Cel przechowywania danych osobowych rekrutacji
• 3. Zasada ograniczenia przechowywania
• 4. Obowiązek informacyjny wobec kandydata
• 5. Wyrok, który zmienił podejście do retencji danych w rekrutacji
• 6. Jak długo przechowywać dane kandydatów – praktyczne zasady retencji danych osobowych
• 7. Narzędzia do administrowania retencją
  • 7.1. Narzędzia prawno-organizacyjne
  • 7.2. Narzędzia techniczne
• 8. Analiza ryzyka jako element niezbędny przy określaniu retencji danych
• 9. Podsumowanie – dojrzałe podejście do retencji danych

Rozdział XIII. Powierzenie przetwarzania przy rekrutacji z uwzględnieniem narzędzi informatycznych

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Podstawowe pojęcia związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych
• 3. Wymagania dotyczące podmiotów przetwarzających
• 4. Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
• 5. Wykonywanie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych
• 6. Zmiana statusu podmiotu przetwarzającego na administratora
• 7. Odpowiedzialność podmiotu przetwarzającego oraz odpowiedzialność za działania podmiotu przetwarzającego
• 8. Podsumowanie

Rozdział XIV. Zatrudnienia w grupie przedsiębiorstw – wspólne bazy talentów

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Zakres analizy w kontekście RODO i AI Act
• 3. Grupa przedsiębiorstw
  • 3.1. Udogodnienia dla grup przedsiębiorstw w RODO
  • 3.2. Definicja grupy przedsiębiorstw
• 4. Wspólne cele administracyjne
  • 4.1. Pojęcie i przykłady wewnętrznych celów administracyjnych
  • 4.2. Test równowagi uzasadnionego interesu
• 5. Rola każdej ze spółek grupy przedsiębiorstw wobec bazy talentów
  • 5.1. Niezależni administratorzy korzystający ze wspólnej infrastruktury
  • 5.2. Współadministrowanie w ramach wspólnej bazy talentów
• 6. Wiążące reguły korporacyjne
• 7. Stanowiska zagranicznych organów nadzorczych w sprawie wspólnych baz danych kandydatów
  • 7.1. Perspektywa CNIL (Francja)
  • 7.2. Perspektywa GDD (Niemcy)
• 8. Bazy talentów (talent pools) – przechowywanie danych kandydatów „na przyszłość”
  • 8.1. Stanowisko CNIL (Francja)
  • 8.2. Stanowisko Prezesa UODO (Polska)
  • 8.3. Stanowisko Prezesa UODO w zakresie tzw. czarnych list kandydatów
• 9. Wspólne bazy danych kandydatów a systemy wysokiego ryzyka w rozumieniu AI Act
• 10. Podsumowanie

Rozdział XV. Systemy rekomendacji pracowniczych – status podmiotów uczestniczących w przetwarzaniu danych z uwzględnieniem grup kapitałowych

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Systemy rekomendacji pracowniczych – istota i typologia
  • 2.1. Definicja i cel działania
  • 2.2. Typologia systemów rekomendacji pracowniczych
• 3. Przetwarzanie danych osobowych w systemach rekomendacji pracowniczych – ramy prawne przetwarzania danych osobowych osób uczestniczących w procesie
  • 3.1. Kategorie podmiotów danych, których dane są przetwarzane, i zakres przetwarzanych danych
  • 3.2. Cele przetwarzania danych osobowych
  • 3.3. Podstawy przetwarzania danych osobowych
  • 3.4. Okres retencji danych
  • 3.5. Przetwarzanie danych o kandydatach niezaproszonych do dalszych etapów rekrutacji a przetwarzanie danych na wypadek ochrony przed roszczeniami dyskryminacyjnymi
• 4. Transparentność przetwarzania i spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO
  • 4.1. Obowiązek informacyjny realizowany wobec pracownika polecającego – zakres danych
  • 4.2. Obowiązek informacyjny realizowany wobec kandydata – zakres danych
  • 4.3. Termin spełnienia obowiązku informacyjnego
  • 4.4. Wyjątki od konieczności realizacji obowiązku informacyjnego (art. 14 ust. 5 RODO)
  • 4.5. Praktyczne sposoby realizacji obowiązku informacyjnego w ramach systemu rekomendacji pracowniczych
• 5. Analiza ryzyka i ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)
• 6. Status podmiotów uczestniczących w przetwarzaniu danych
  • 6.1. Administrator danych (art. 4 pkt 7 RODO)
  • 6.2. Procesor (podmiot przetwarzający) (art. 4 pkt 8 RODO)
  • 6.3. Współadministrowanie (art. 26 RODO)
• 7. Wymiana danych osobowych w grupach kapitałowych
  • 7.1. Podstawy prawne wymiany danych w grupach kapitałowych
• 7.2. Opcje prawne dla wymiany danych w grupach kapitałowych
  • 7.2.1. Powierzenie przetwarzania danych (art. 28 RODO)
  • 7.2.2. Współadministrowanie (art. 26 RODO)
  • 7.2.3. Udostępnienie danych między niezależnymi administratorami

Rozdział XVI. Procesy rekrutacyjne prowadzone przez agencje zatrudnienia z uwzględnieniem nowoczesnych narzędzi technologicznych

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Podstawy prawne działalności agencji zatrudnienia w procesach rekrutacyjnych z uwzględnieniem kwestii przetwarzania danych osobowych
• 3. Rola narzędzi technologicznych wykorzystywanych przez agencje zatrudnienia
• 4. Przykłady narzędzi technologicznych wykorzystywanych przez agencje zatrudnienia
• 4.1. Narzędzia organizujące procesy rekrutacyjne: systemy zarządzania talentami (ATS), job-boardy, chatboty i platformy do wideokonferencji
• 4.2. Narzędzia technologiczne służące do oceny kompetencji kandydatów
• 4.3. Rozwiązania typu digital marketplace w rekrutacji
• 4.4. Narzędzia analityki rekrutacyjnej i raportowanie
• 5. Rola czynnika ludzkiego w zakresie wykorzystywania narzędzi technologicznych przez agencje zatrudnienia
• 6. Podsumowanie

Rozdział XVII. Przetwarzanie danych osobowych przez „łowców głów”

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Próba systemowej identyfikacji
• 3. Status podmiotu świadczącego usługi headhunterskie na gruncie regulacji dotyczących ochrony danych osobowych
• 4. Specyfika „wewnętrznych źródeł informacji” w procesie rekrutacji
• 5. Klauzula informacyjna i kwestia zgody
• 6. Podsumowanie

Rozdział XVIII. Internetowe platformy rekrutacyjne

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Typowe operacje na danych
• 3. Operacje na danych – podsumowanie
• 4. Akt o sztucznej inteligencji (AI Act)
• 5. Punkt widzenia dostawcy
• 6. Ryzyka dla praw lub wolności

Rozdział XIX. „Ukryte” rekrutacje

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Model ukrytej rekrutacji
• 3. Ukryta rekrutacja a RODO
• 4. Dane pozyskiwane od kandydata w procesie rekrutacji
• 5. Administrator
• 6. Realizacja obowiązku informacyjnego
• 7. Odpowiedzialność administratora
• 8. Ryzyka związane z udziałem w ukrytej rekrutacji
• 9. Planowanie rekrutacji ukrytej

Rozdział XX. Funkcje i znaczenie referencji w prawie pracy

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Opinia o pracowniku
• 3. Dane o kandydacie
• 4. Referencje w praktyce – zakres informacji
• 5. Referencje – nie na żądanie
• 6. Możliwość kontaktu z byłym pracodawcą
• 7. Podsumowanie

Rozdział XXI. Między feedem a feedbackiem: media społecznościowe w procesach rekrutacji w świetle ochrony danych osobowych

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Kontekst teoretyczny i definicyjny
  • 2.1. Pojęcie e-rekrutacji
  • 2.2. Social media jako platforma sourcingowa i komunikacyjna
• 3. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w social media w procesie rekrutacji
• 4. Zasada minimalizacji i ograniczonego celu a przetwarzanie danych osobowych kandydatów z social media
• 5. Realizacja obowiązku informacyjnego
• 6. Podsumowanie

Rozdział XXII. Technologie w procesach rekrutacji cudzoziemców

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Technologie a polityka rynku pracy
• 3. Wykorzystywanie technologii przez podmioty publiczne
• 4. Wykorzystywanie technologii przez podmioty zatrudniające w procesach rekrutacyjnych
• 5. Wykorzystywanie technologii przez cudzoziemców w procesach rekrutacji
  • 5.1. Wsparcie kompetencji językowych
  • 5.2. Aplikacje z ofertami pracy
  • 5.3. Media społecznościowe
  • 5.4. Narzędzia cyfrowe wdrażane przez instytucje publiczne
• 6. Podsumowanie

Rozdział XXIII. Odpowiedzialność w związku z wykorzystywaniem technologii w procesie rekrutacji

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Prywatność i dobra osobiste w relacjach prawnopracowniczych
• 3. Ochrona danych osobowych
• 4. Odpowiedzialność – podstawy prawne

Rozdział XXIV. Weryfikacja rozwiązań technologicznych, w tym AI, stosowanych w rekrutacji z perspektywy wypełniania praw osób, których dane dotyczą

• 1. Uwagi wstępne
• 2. Technologie stosowane w rekrutacji, w tym oparte na sztucznej inteligencji
  • 2.1. Systemy śledzenia kandydatów
  • 2.2. Chatboty rekrutacyjne
  • 2.3. Analiza dokumentów aplikacyjnych przez sztuczną inteligencję
  • 2.4. Wideorozmowy rekrutacyjne z wykorzystaniem AI
  • 2.5. Narzędzia do predykcyjnej analizy danych
  • 2.6. Platformy zewnętrzne i agregatory danych
  • 2.7. Testy kompetencyjne i psychometryczne online
• 3. Wypełnianie praw osób
  • 3.1. Artykuł 13 i 14 RODO – obowiązek informacyjny
  • 3.2. Artykuł 15 RODO – prawo dostępu do danych
  • 3.3. Artykuł 16 RODO – prawo do sprostowania danych
  • 3.4. Artykuł 17 RODO – prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)
  • 3.5. Artykuł 18 RODO – prawo do ograniczenia przetwarzania
  • 3.6. Artykuł 19 RODO – zawiadomienie o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania
  • 3.7. Artykuł 20 RODO – prawo do przenoszenia danych
  • 3.8. Artykuł 21 RODO – prawo do sprzeciwu
  • 3.9. Artykuł 22 RODO – zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie
• 4. Uwagi końcowe
  • 4.1. Uwagi ogólne
  • 4.2. Przejrzystość
  • 4.3. Kontrola i rozliczalność
  • 4.4. Szacunek dla autonomii kandydata
  • 4.5. Dostosowanie systemów technologicznych do wymogów prawa
  • 4.6. Kompetencje organizacyjne
• 5. Podsumowanie