Dokumentacja pracownicza w pytaniach i odpowiedziach. 250 praktycznych wyjaśnień ekspertów

Kompendium wiedzy na temat wydawałoby się z pozoru prosty, jakim jest dokumentacja pracownicza. Niestety po zmianach wprowadzonych w 2019 r. kolejno w styczniu, w maju oraz we wrześniu, temat prowadzenia dokumentacji stał się bardzo skomplikowany, czego dowodem jest blisko 50 wyjaśnień urzędowych dotyczących różnych aspektów prowadzenia dokumentacji, które zostały zamieszczone w książce. Skalę problemu pokazuje także liczba opisanych w książce zagadnień, których jest aż 250.

Pod względem tematycznym książkę można podzielić na 4 bloki tematyczne:

• dokumentacja w aspekcie prawa pracy (zasady prowadzenia i przechowywania) – rozdziały I–III,
• zmiany w dokumentacji z zakresu ubezpieczeń – rozdziały IV,
• elektronizacja dokumentacji – rozdział V,
• dokumentacja a RODO – rozdział VI.

W książce wykorzystano dostępne stanowiska urzędowe dotyczące prowadzenia dokumentacji wydawane przez MRPiPS, Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Infrastruktury czy UODO, a co ważne, wszystkie te stanowiska ze względu na trudności w dostępie do ich treści zostały zamieszczone w rozdziale VII książki.

Niewątpliwym atutem książki jest grono autorów praktyków, którzy prowadzą własne firmy doradcze/kancelarie lub są trenerami, a więc stykają się z opisywanymi problemami w codziennej pracy. Książka jest wynikiem konferencji poświęconej dokumentacji pracowniczej zorganizowanej w maju 2019 r. w Warszawie przez spółkę Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki sp.j., a więc wiedza w niej opisana została najpierw skonfrontowana z praktykami zatrudnionymi w działach kadr.

Jest to także pierwsza książka na rynku, w której szeroko ujęto problematykę elektronizacji od strony praktycznej, a autorka tego rozdziału nie jest prawnikiem tylko specjalistką od wdrożeń systemów teleinformatycznych wspomagających pracę działu HR, co daje rękojmię praktycznego podejścia.

W książce Czytelnik znajdzie odpowiedzi na wiele praktycznych pytań związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, m.in.:

• Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?
• Jakie dokumenty przechowywać w aktach osobowych, a jakie w innych dokumentacjach dotyczących stosunku pracy?
• Jakie dokumenty płacowe przechowywać w aktach osobowych, a nie w płacach?
• Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy i jakie dane w niej rejestrować?
• Jak prawidłowo prowadzić dokumentację czasu pracy i urlopów wypoczynkowych?
• Gdzie przechowywać dokumentację dotyczącą różnego rodzaju absencji pracowników?
• Jak długo przechowywać dokumentację pracowników, których stosunki pracy nawiązały się przed 2019 r. i zatrudnionych już w 2019 r.?
• Jak długo przechowywać dokumentację ubezpieczeniową czy dotyczącą zwolnień lekarskich?
• Kiedy łączyć akta osobowe, a kiedy prowadzić je oddzielnie dla pracowników powracających do pracy u tego samego pracodawcy?
• Jakie są zasady składania raportów informacyjnych, czyli ZUS RIA?
• Jak prawidłowo wypełnić ZUS RIA?
• Jak wypełniać raporty ZUS RPA?
• Jak dostosować system teleinformatyczny do nowych wymagań, aby prowadzić dokumentację elektronicznie?
• Co to są metadane i jakie muszą być przechowywane w systemach kadrowo-płacowych?
• W jakich formatach plików mogą być zapisywane dokumenty w systemach teleinformatycznych?
• W jaki sposób przechowywać skany dokumentów pracowniczych?
• Jakich danych osobowych można żądać od kandydata do pracy oraz od pracownika?
• Kiedy można wykorzystywać dane osobowe do kolejnych rekrutacji?
• Kiedy potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika?
• Jakie są zasady wykorzystywania wizerunku pracowników?

Kadry i płace - kompleksowa oferta poradników Sprawdź wszystkie ›