Elektronizacja dokumentacji pracowniczej. Aspekty prawa pracy, IT i RODO

Wykaz skrótów

Wykaz literatury

O Autorach

Wprowadzenie

Rozdział I. Podstawowe zasady elektronizacji dokumentacji pracowniczej

• 1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej
• 2. Podział dokumentacji pracowniczej na zbiory
• 3. Zasady ogólne elektronizacji dokumentacji pracowniczej
• 4. Okres przechowywania dokumentacji elektronicznej
• 5. Zasady dołączania dokumentów papierowych do dokumentacji elektronicznej
• 6. Pytania i odpowiedzi
• 6.1. Czy możliwe jest równoległe prowadzenie akt osobowych papierowych i elektronicznych dla jednego pracownika?
• 6.2. Jak potraktować zeskanowane do PDF akta osobowe, jeśli dokumenty nie są podpisane kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi i jest to tylko ułatwienie w pracy dla działu HR?
• 6.3. Czy pracodawca przejmujący pracowników w związku z przejściem zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę jest związany dotychczasową postacią prowadzonej dokumentacji pracowniczej?
• 6.4. Czy konstruując liczbę zbiorów dokumentacji w e-teczce, można dołożyć zbiory obejmujące dokumentację ZUS i podatkową?
• 6.5. Czy dział kadr może przyjmować od pracowników od razu zeskanowane dokumenty, które następnie będzie po opatrzeniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym umieszczał w e-teczce?
• 6.6. Czy wniosek wysłany mailem, który trzeba dołączyć do dokumentacji pracowniczej, musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
• 6.7. Czy skierowanie na badania i orzeczenie lekarskie mogą być zeskanowane łącznie jako jeden dokument?
• 6.8. Czy ZUS może nie przyjąć elektronicznego świadectwa pracy, domagając się od pracownika świadectwa papierowego?
• 6.9. Czy dokumentacja dotycząca wypadków przy pracy i chorób zawodowych musi być przechowywana w e-dokumentacji pracowniczej?
• 6.10. Czy pracownik może złożyć jednorazowo oświadczenie, że nie chce odbierać papierowych wniosków związanych z czasem pracy po ich zeskanowaniu i dołączeniu do e-dokumentacji?

Rozdział II. Wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej w organizacji

• 1. Przygotowanie procesu elektronizacji
• 2. Obowiązek informacyjny wobec załogi
• 2.1. Jednoetapowy obowiązek informacyjny
• 2.2. Dwuetapowy obowiązek informacyjny
• 2.3. Wydłużenie terminu na odebranie poprzedniej postaci dokumentacji
• 2.4. Techniczny sposób informowania pracowników o odbiorze poprzedniej postaci dokumentacji
• 3. Wydanie poprzedniej postaci dokumentacji
• 4. Pytania i odpowiedzi
• 4.1. Czy dział HR może rozpocząć proces elektronizacji akt osobowych od swoich pracowników?
• 4.2. Czy, jeśli zdecydowano się na elektronizację archiwalnych teczek akt osobowych, musi ona objąć w jednej dacie wszystkich byłych pracowników?
• 4.3. Czy proces elektronizacji dokumentacji może w całości przeprowadzić biuro rachunkowe lub firma obsługująca pracodawcę z zakresu kadr i płac?
• 4.4. Czy trzeba informować nowego pracownika, że jego akta osobowe będą prowadzone elektronicznie?
• 4.5. Czy można uznać za doręczoną informację o zmianie postaci dokumentacji, jeśli pracownik, który otrzymał ją e-mailem, nie potwierdził jego odebrania?
• 4.6. Czy można uznać, że doszło do doręczenia zawiadomienia o odbiorze poprzedniej postaci dokumentacji, jeśli pismo wysłane pocztą do byłego pracownika wróciło z adnotacją: „Adresat wyprowadził się"?
• 4.7. Komu należy wydać poprzednią postać dokumentacji byłego pracownika w sytuacji, gdy po jego śmierci do pracodawcy zgłosiły się niezależnie dwie osoby?
• 4.8. Czy w przypadku doręczania informacji pracownikom o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej za pośrednictwem pracowników sekretariatu możliwe jest prowadzenie dziennika, w którym osoby odbierające będą kwitowały odbiór pisma?
• 4.9. Jak prawidłowo zabezpieczyć odebranie poprzedniej postaci dokumentacji przez ojczyma, macochę lub przysposabiającego byłego pracownika?
• 4.10. Czy w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci akt osobowych pracownika pracodawca może nadal dokładać do nich dokumenty i prowadzić dokumentację równolegle w dwóch postaciach?

Rozdział III. Elektronizacja dokumentacji w różnych obszarach

• 1. E-teczki w praktyce
• 2. Obowiązek kontynuowania e-teczki czy nowa e-teczka?
• 2.1. Wydawanie kopii dokumentów z e-teczki
• 2.2. Usuwanie dokumentów z e-teczki
• 3. E-urlopy wypoczynkowe
• 4. Elektroniczna dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy
• 5. Elektroniczne listy płac
• 6. Elektroniczna dokumentacja przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej
• 7. Elektronizacja w innych obszarach
• 8. Pytania i odpowiedzi
• 8.1. Czy pracodawca może posiadać dla jednego pracownika dwie teczki akt osobowych – jedną elektroniczną, a drugą papierową?
• 8.2. Czy wdrażając rozwiązanie dotyczące e-dokumentacji, które dotyczy korporacji o zasięgu ogólnoświatowym, można zastosować inny podział dokumentacji w systemie teleinformatycznym niż wynikający z DokPracR?
• 8.3. Czy e-teczka może być połączona z aplikacją dostawcy usług medycyny pracy, w której są wystawiane e-skierowania na badania, które będą automatycznie trafiały do odpowiedniej części akt osobowych?
• 8.4. Czy przechowywanie w e-teczce dokumentów podatkowych lub ubezpieczeniowych grozi karami UODO za naruszenia związane z ochroną danych osobowych?
• 8.5. Czy w dokumentacji e-urlopów wypoczynkowych muszą znaleźć się wnioski o urlop na żądanie?
• 8.6. Czy w dokumentacji e-urlopów powinien być archiwizowany wniosek o urlop dodatkowy i turnus rehabilitacyjny pracownika niepełnosprawnego?
• 8.7. Czy dokumentacja z zakresu bhp może stanowić w e-dokumentacji jeden zbiór, aby wygodniej było specjalistom z zakresu bhp nadzorować ten obszar?
• 8.8. Czy zwolnienie pracownika w trakcie trwania okresu rozliczeniowego wpłynie na okres przechowywania dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy?
• 8.9. Czy wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy mogą się znajdować i w aktach osobowych w części B, i w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy?
• 8.10. Czy wniosek o zmianę numeru rachunku bankowego złożony przez portal pracowniczy przechowuje się razem z listami płac?

Rozdział IV. Podpisy i pieczęcie elektroniczne w procesie elektronizacji

• 1. Identyfikacja elektroniczna i usługi zaufania
• 2. Podpis elektroniczny
• 3. Zaawansowane i kwalifikowane podpisy elektroniczne
• 4. Certyfikat podpisu elektronicznego
• 5. Czas złożenia podpisu
• 6. Inne atrybuty złożenia podpisu
• 6.1. Powód złożenia podpisu
• 6.2. Miejsce złożenia podpisu
• 6.3. Rola podpisującego
• 7. Jednorazowe i krótkoterminowe podpisy elektroniczne
• 8. Pieczęć elektroniczna
• 9. Weryfikacja podpisów i pieczęci elektronicznych
• 10. Konserwacja podpisu elektronicznego
• 11. Formaty i struktura podpisów elektronicznych
• 12. Wizualizacja podpisu elektronicznego
• 13. Inne rodzaje podpisów elektronicznych
• 13.1. Podpis zaufany
• 13.2. Podpis osobisty
• 13.3. Podpisy biometryczne
• 13.4. Platformy podpisowe
• 14. Pytania i odpowiedzi
• 14.1. Czy pracodawca może odmówić przyjęcia od pracownika dokumentów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
• 14.2. Czy pracownik może odmówić akceptacji dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym od pracodawcy?
• 14.3. Podpis nie zawiera znacznika czasu – czy jest ważny?
• 14.4. Czy weryfikacja podpisu w Adobe Acrobat Reader może stanowić podstawę do uznania podpisu za ważny?
• 14.5. Czy podpis elektroniczny musi zawierać wizualizację?
• 14.6. Czy weryfikacja, że dokument zawiera wizualizację podpisu elektronicznego, jest wystarczająca do potwierdzenia, że dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym?
• 14.7. Czy dokument podpisany własnoręcznie i zeskanowany musi zostać opatrzony podpisem elektronicznym?
• 14.8. Czy można podpisywać dokumenty hybrydowo – jedna strona podpisuje podpisem własnoręcznym, druga natomiast elektronicznie?
• 14.9. Czy dokumentację pracowniczą można podpisać podpisem zaufanym lub podpisem osobistym?
• 14.10. Czy pracodawca, sporządzając umowę o pracę w postaci elektronicznej, może ją opatrywać kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną?

Rozdział V. Techniczne aspekty elektronizacji dokumentacji pracowniczej

• 1. System teleinformatyczny a programy do archiwizacji dokumentacji w postaci elektronicznej
• 2. Zabezpieczenia systemu teleinformatycznego
• 3. Metadane
• 4. Zmiana postaci dokumentacji papierowej na postać elektroniczną
• 5. Archiwizacja dokumentacji powstałej w formie elektronicznej
• 6. Zasady wydawania kopii dokumentacji i przenoszenia pomiędzy systemami
• 7. Zawartość i wygląd pliku XML
• 8. Pytania i odpowiedzi
• 8.1. Czy system do rejestracji czasu pracy, w którym jest tworzona m.in. ewidencja czasu pracy dla poszczególnych pracowników, wdrożony przed wejściem w życie DokPracR, może być uznany za system do archiwizacji ewidencji czasu pracy?
• 8.2. Czy pracownicy mogą mieć dostęp do swoich dokumentów w archiwum elektronicznym i samodzielnie pobrać kopię dokumentacji?
• 8.3. Dlaczego kopia ewidencji czasu pracy wydawana pracownikowi wygląda inaczej niż w systemie do rejestracji czasu pracy?
• 8.4. Czy plik XML, jeżeli będzie zawierał wszystkie wymagane informacje, może mieć nazwy elementów w języku angielskim, np. employee zamiast pracownika, lastname, name zamiast nazwisko i imię itd.?
• 8.5. Czy – jeżeli pracownik zawnioskuje o kopię tylko jednego dokumentu – dokument ten musi być również skompresowany?
• 8.6. Czy systemy RCP, w których są rejestrowane godziny wejścia i wyjścia pracowników, muszą być dostosowane do wymagań DokPracR?
• 8.7. Czy dla rekordów zapisywanych w bazie danych, np. związanych z ewidencją czasu pracy w systemie, w którym jest tworzona ta ewidencja, może być ona zapisywana do plików PDF, które następnie będą archiwizowane jako część e-dokumentacji?
• 8.8. Czy jest potrzeba tworzenia kolejnych wersji dokumentów przechowywanych w elektronicznym archiwum?
• 8.9. Czy systemy do elektronicznej archiwizacji powinny blokować dołączenie innych formatów plików niż PDF?
• 8.10. Czy, wydając kopię dokumentacji elektronicznej w postaci papierowej, należy drukować pliki XML? Czy można wydrukować jedynie pliki zawierające poszczególne dokumenty?

Rozdział VI. Wdrożenie elektronicznej dokumentacji a RODO – aspekty prawne

• 1. Podstawa przetwarzania danych osobowych – czy trzeba pytać o zgodę?
• 1.1. Dane pracowników objęte dokumentacją pracowniczą
• 1.2. Inne dane
• 2. Obowiązek informacyjny
• 3. Pozostałe zasady ogólne
• 4. Realizacja praw wynikających z RODO i zagrożenia z tym związane
• 4.1. Środki organizacyjne realizacji praw
• 4.2. Środki techniczne realizacji praw
• 5. Wymogi bezpieczeństwa – relacja pomiędzy RODO i przepisami DokPracR
• 5.1. RODO
• 5.1.1. Uwagi ogólne
• 5.1.2. RODO a prawo pracy
• 5.2. Adresat wymogów
• 5.3. Zakres obowiązków
• 6. Powierzenie przetwarzania danych
• 7. Transfer danych
• 8. Automatyczne podejmowanie decyzji
• 9. Ocena ryzyka i ocena skutków
• 9.1. Ogólny wymóg oceny ryzyka
• 9.2. Ocena skutków jako szczególny przypadek oceny ryzyka
• 9.3. Ocena ryzyka, w tym jej szczególny przypadek – ocena skutków
• 9.4. Ocena skutków
• 9.4.1. Systematyczny opis operacji
• 9.4.2. Ocena proporcjonalności i niezbędności
• 10. Incydenty bezpieczeństwa
• 11. Pytania i odpowiedzi
• 11.1. Czy pojęcie danych osobowych obejmuje także dane autoryzacyjne pracowników – użytkowników systemu obsługującego elektroniczną dokumentację?
• 11.2. Czy DokPracR ma pierwszeństwo przed RODO?
• 11.3. Czy do dokumentacji pracowniczej znajdą zastosowanie wymogi bezpieczeństwa wynikające z RODO?
• 11.4. Czy umowa powierzenia z firmą skanującą dokumentację pracowniczą musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności?
• 11.5. Czy upoważnienia do przetwarzania danych muszą być nadawane na piśmie – w tradycyjnej formie pisemnej?
• 11.6. Czy przechowywanie dokumentacji elektronicznej przez podmiot zewnętrzny dla pracodawcy wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych?
• 11.7. Czy umowę powierzenia przetwarzania danych należy zawrzeć także z pracownikami, którzy w imieniu pracodawcy obsługują system do przechowywania elektronicznej dokumentacji?
• 11.8. Czy umowę powierzenia przetwarzania danych należy zawrzeć także z osobami współpracującymi na B2B (osoby fizyczne), które w imieniu pracodawcy obsługują system do przechowywania elektronicznej dokumentacji?
• 11.9. Czy każde naruszenie wymogów RODO jest naruszeniem ochrony danych (incydentem bezpieczeństwa)?
• 11.10. Czy do zabezpieczenia systemu służącego do przetwarzania danych osobowych w ramach elektronicznej dokumentacji można wykorzystać dane biometryczne pracowników?

Rozdział VII. Aspekt techniczny wdrożenia systemu informatycznego dokumentacji elektronicznej zgodnie z RODO

• 1. Wybór systemu informatycznego do elektronizacji dokumentacji pracowniczej (PbD)
• 2. Zagrożenia i podatności wpływające na ryzyko przetwarzania danych w systemie informatycznym
• 3. Znaczenie bezpieczeństwa systemu informatycznego
• 4. Atrybuty bezpieczeństwa i prywatności
• 4.1. Poufność
• 4.1.1. Kontrola dostępu
• 4.1.2. Prywatność
• 4.2. Integralność, autentyczność, aktualność
• 4.3. Dostępność
• 4.4. Odporność systemów i usług przetwarzania
• 5. Analiza ryzyka
• 5.1. Etap 1. Opisanie czynności przetwarzania danych
• 5.2. Etap 2. Ocena skutków przetwarzania danych na prywatność osoby
• 5.3. Etap 3. Określenie zagrożeń i prawdopodobieństwa ich wystąpienia
• 5.4. Etap 4. Ocena ryzyka naruszenia praw i wolności
• 5.5. Etap 5. Dobór adekwatnych do ryzyka zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych
• 6. Dobór środków bezpieczeństwa
• 6.1. Poufność
• 6.1.1. Uwierzytelnianie
• 6.1.2. Kontrola dostępu
• 6.1.3. Prywatność przez dynamiczne maskowanie danych
• 6.1.4. Bezpieczeństwo danych w spoczynku
• 6.1.5. Bezpieczeństwo danych podczas transmisji
• 6.1.6. Anonimizacja i pseudonimizacja
• 6.1.7. Szyfrowanie
• 6.2. Integralność, autentyczność, aktualność
• 6.3. Dostępność
• 6.4. Odporność
• 6.5. Organizacyjne i fizyczne środki bezpieczeństwa
• 6.6. Dobre praktyki – lista środków bezpieczeństwa adekwatnych do poziomu ryzyka według metody ENISA
• 7. Podsumowanie
• 8. Pytania i odpowiedzi
• 8.1. Czego wymagać od dostawcy oprogramowania zgodnie z DokPracR i RODO?
• 8.2. Jak postępować z danymi nieustrukturyzowanymi, czyli z plikami tymczasowymi/technicznymi wygenerowanymi z systemu?
• 8.3. Co to jest atak typu „odmowa dostępu" oraz jakie są przykładowe inne typy zagrożeń, których należy się obawiać?
• 8.4. Czym się różni backup od archiwum?
• 8.5. Jak wykazać stosowanie ochrony danych w fazie projektowania przy wyborze systemu informatycznego do elektronizacji dokumentacji pracowniczej?
• 8.6. Co wybrać – przetwarzanie danych w chmurze czy własne serwery?
• 8.7. Jak zapewnić, aby użytkownicy systemu posiadali odpowiedni dostęp?
• 8.8. Co to są metadane?
• 8.9. Jak często należy weryfikować skuteczność stosowanych technicznych środków zabezpieczeń?
• 8.10. Czy dane rzeczywiste można wykorzystać do celów rozwoju oprogramowania i testów?

Rozdział VIII. Wykaz stanowisk urzędowych dotyczących elektronizacji i dokumentacji pracowniczej

• 1. Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 7.12.2018 r. w sprawie formatów plików w dokumentacji elektronicznej
• 2. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7.12.2018 r. w sprawie liczenia okresu 50 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej
• 3. Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 19.12.2018 r. w sprawie pojęcia systemu teleinformatycznego oraz numeracji dokumentów elektronicznych
• 4. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 11.1.2019 r. w sprawie zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej
• 5. Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 18.1.2019 r. w sprawie metadanych w dokumentacji elektronicznej
• 6. Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 4.2.2019 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej
• 7. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 7.2.2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej
• 8. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8.2.2019 r. w sprawie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (uwagi Lewiatana do zmian do KP)
• 9. Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 22.2.2019 r. w sprawie identyfikatora dokumentacji pracowniczej
• 10. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8.3.2019 r. w sprawie prowadzenia innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
• 11. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 15.4.2019 r. w sprawie postaci elektronicznej dokumentacji pracowniczej
• 12. Stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji z 10.6.2019 r. w sprawie prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji pracowniczej
• 13. Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 17.7.2019 r. w sprawie anonimizacji danych elektronicznych
• 14. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 6.8.2019 r. w sprawie prowadzenia ewidencji czasu pracy
• 15. Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 26.9.2019 r. w sprawie rozumienia pojęcia „przetwarzanie danych osobowych"
• 16. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31.10.2019 r. w sprawie elektronicznych rozkładów czasu pracy
• 17. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 5.11.2019 r. w sprawie postaci dokumentacji pracowniczej w przypadku przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę wydane dla DGP
• 18. Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 27.8.2020 r. w sprawie usuwania danych osobowych z dokumentacji pracowniczej wydane dla DGP
• 19. Stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 30.12.2020 r. w sprawie zasad wydawania kopii dokumentacji pracowniczej
• 20. Stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 25.2.2021 r. w sprawie dołączania dokumentów elektronicznych do papierowej dokumentacji pracowniczej
• 21. Stanowisko Ministerstwa Finansów z 26.2.2021 r. w sprawie dołączania dokumentów elektronicznych do papierowej dokumentacji pracowniczej
• 22. Stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 5.3.2021 r. w sprawie elektronicznych skierowań na badania profilaktyczne (znak: DPP-IV.055.14.2021 – wydane dla DGP)
• 23. Stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 1.4.2021 r. w sprawie wdrażania elektronicznej dokumentacji pracowniczej wydane dla DGP
• 24. Stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 16.4.2021 r. dotyczące terminu na wydanie poprzedniej postaci dokumentacji w procesie jej elektronizacji (wydane dla DGP)