HR Compliance. Działania niepożądane w miejscu pracy, ochrona sygnalistów, BHP, RODO, związki zawodowe + wzory do pobrania

Wykaz skrótów

O Autorach

Wprowadzenie

Rozdział I. Zjawiska niepożądane na gruncie Kodeksu pracy – definicje i informacje praktyczne

• 1. Obowiązek przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi jako podstawowe obowiązki pracodawcy
• 2. Mobbing
• 2.1. Definicja
• 2.1.1. Uporczywość i długotrwałość działań
• 2.1.1.1. Uporczywość działań
• 2.1.1.2. Długotrwałość działań
• 2.1.1.3. Długotrwałość a intensywność działań
• 2.1.1.4. Konieczność wystąpienia określonych skutków działań
• 2.1.1.5. Długotrwałość a częstotliwość działań
• 2.1.1.6. Umowy o pracę na okres próbny
• 2.1.2. Element przedmiotowy
• 2.1.2.1. Nękanie i zastraszanie
• 2.1.2.2. Zamiar sprawcy
• 2.1.3. Skutek
• 2.2. Ocena przesłanek mobbingu
• 2.3. Element podmiotowy – mobber a mobbingowany
• 2.3.1. Osoba mobbingowana
• 2.3.2. Sprawca mobbingu
• 2.4. Przykłady zachowań o znamionach mobbingu
• 2.4.1. Przykłady ogólne
• 2.4.2. Omówienie najczęstszych sytuacji występujących w zakładzie pracy w kontekście mobbingu
• 2.4.2.1. Zlecanie pracy nadgodzinowej a mobbing
• 2.4.2.2. Polecenie dyżuru
• 2.4.2.3. Zarzucanie pracą a mobbing
• 2.4.2.4. Izolacja pracownika
• 2.4.2.5. Kary porządkowe i ocena pracy a mobbing
• 2.4.2.6. Krytyka pracownika
• 2.4.2.7. Używanie wulgaryzmów a merytoryczna ocena pracy
• 2.4.2.8. Wydawanie poleceń niezgodnych z prawem lub niedotyczących umówionego rodzaju pracy pracownika
• 2.4.2.9. Pozbawianie swobody w wykonywaniu pracy
• 2.4.2.10. Niestosowne żarty
• 2.5. Działania niebędące mobbingiem
• 3. Dyskryminacja
• 3.1. Równe traktowanie pracowników i zakaz dyskryminacji
• 3.2. Działania niebędące dyskryminacją
• 3.3. Dyskryminacja bezpośrednia i pośrednia
• 3.3.1. Dyskryminacja bezpośrednia – przykłady
• 3.3.2. Dyskryminacja pośrednia – przykłady
• 3.4. Różnice między dyskryminacją a mobbingiem
• 4. Molestowanie
• 4.1. Definicja
• 4.1.1. Niepożądane zachowanie
• 4.1.2. Skutek niepożądanego działania
• 4.1.3. Czas trwania działania
• 4.2. Sprawca i ofiara molestowania
• 4.3. Przykłady zachowań o znamionach molestowania
• 5. Molestowanie seksualne
• 5.1. Definicja
• 5.1.1. Brak zgody na działanie
• 5.1.2. Cel lub skutek molestowania seksualnego
• 5.2. Formy molestowania seksualnego
• 5.3. Sprawca i ofiara molestowania seksualnego
• 5.4. Przykłady zachowań wyczerpujących znamiona molestowania seksualnego
• 5.4.1. Propozycje wspólnego spędzenia czasu
• 5.4.2. Molestowanie seksualne przez pracownika firmy zewnętrznej
• 5.4.3. Krępujące żarty
• 5.4.4. Niewłaściwe komentarze
• 5.4.5. Zachowania podczas wycieczki integracyjnej
• 5.4.6. Wiadomości tekstowe z seksualnym podtekstem
• 5.4.7. Umieszczanie we wspólnym miejscu pracy rysunków, plakatów o podtekście seksualnym
• 6. Naruszenie zasad współżycia społecznego
• 6.1. Pojęcie zasad współżycia społecznego
• 6.2. Obowiązek pracownika przestrzegania zasad współżycia społecznego
• 6.3. Naruszenie zasad współżycia społecznego w miejscu pracy – przykłady
• 6.3.1. Ubliżanie współpracownikom, wyzwiska
• 6.3.2. Pobicie przez pracownika innego pracownika
• 6.3.3. Kłamstwo pracownika
• 6.3.4. Podejrzewanie innych pracowników, składanie nieuzasadnionych doniesień
• 6.3.5. Wytykanie błędów
• 6.3.6. Wywoływanie konfliktów
• 6.3.7. Okazywanie wyższości lub deprecjonowanie
• 6.4. Ocena zachowania pracownika
• 6.5. Miejsce realizacji obowiązku przestrzegania zasad współżycia społecznego
• 6.6. Konsekwencje naruszenia zasad współżycia społecznego

Rozdział II. Zapobieganie zjawiskom niepożądanym. Procedury antymobbingowe i podstawowe zasady ich tworzenia

• 1. Uwagi ogólne
• 2. Obowiązek informacyjny
• 3. Obowiązek pracodawcy kształtowania zasad współżycia społecznego
• 3.1. Proces tworzenia standardów zachowań w zakładzie pracy
• 3.2. Kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego – propozycje działań pracodawcy
• 3.2.1. Prewencja i interwencja
• 3.2.2. Ocena pracowników i wyników ich pracy
• 3.2.3. Kodeks etyki
• 4. Obowiązek przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu
• 5. Obowiązek pracodawcy przeciwdziałania mobbingowi w zakładzie pracy
• 5.1. Istota obowiązku przeciwdziałania mobbingowi
• 5.2. Wybór rozwiązań służących przeciwdziałaniu mobbingowi przez pracodawcę
• 5.3. Procedura antymobbingowa – szczególny środek przeciwdziałania mobbingowi
• 5.3.1. Tworzenie procedury antymobbingowej
• 5.3.2. Forma procedury antymobbingowej
• 5.3.3. Cel procedury antymobbingowej
• 5.3.4. Treść procedury antymobbingowej
• 5.3.5. Komisja antymobbingowa
• 5.3.5.1. Powołanie komisji
• 5.3.5.2. Skład komisji
• 5.3.5.3. Prawa i obowiązki komisji
• 5.3.6. Skarga
• 5.3.7. Tryb procedowania, dokumentowanie przebiegu i zakończenia postępowania antymobbingowego
• 5.3.7.1. Tryb procedowania
• 5.3.7.2. Protokół z przesłuchań i protokół końcowy
• 5.3.8. Rekomendacje działań
• 6. Wzory dokumentów
• 6.1. Wzór informacji o równym traktowaniu w zatrudnieniu
• 6.2. Wzór polityki przeciwdziałania zjawiskom niepożądanym w miejscu pracy
• 6.3. Wzór zgłoszenia zjawiska niepożądanego w miejscu pracy
• 6.4. Wzór protokołu końcowego z postępowania w sprawie zjawisk niepożądanych
• 6.5. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Polityką przeciwdziałania zjawiskom niepożądanym

Rozdział III. Najczęstsze nadużycia pojawiające się w relacji pracownik – pracodawca

• 1. Naruszenia w zakresie wykonywania poleceń pracodawcy
• 1.1. Naruszenia pracodawców
• 1.2. Naruszenia pracowników
• 2. Naruszenia dotyczące czasu pracy
• 2.1. Naruszenia pracodawców
• 2.2. Naruszenia pracowników
• 3. Nieprzestrzeganie zasad współżycia społecznego
• 3.1. Naruszenia pracodawców
• 3.2. Naruszenia pracowników
• 4. Wykorzystywanie zwolnień lekarskich niezgodnie z ich celem
• 5. Naruszanie własności intelektualnej oraz tajemnicy przedsiębiorstwa
• 5.1. Własność intelektualna
• 5.2. Tajemnica przedsiębiorstwa
• 6. Prowadzenie działalności konkurencyjnej

Rozdział IV. Wykrywanie nadużyć przez pracodawcę i wprowadzenie mechanizmów i regulacji prawnych służących prewencji

• 1. Wykonywanie poleceń pracodawcy
• 2. Czas pracy
• 3. Kontrola czasu pracy zdalnej
• 3.1. Praca zdalna
• 3.2. Kontrola w czasie pracy zdalnej
• 4. Wykorzystywanie zwolnień lekarskich niezgodnie z ich celem
• 5. Częste absencje
• 6. Sposoby wykrywania i zapobiegania innym nadużyciom
• 6.1. Przeciwdziałanie mobbingowi, dyskryminacji i nadużyciom w relacjach pomiędzy przełożonym a pracownikiem – zasady odpowiedzialności pracodawcy
• 6.2. Kontrola trzeźwości pracownika
• 6.3. Kontrola przestrzegania przepisów BHP i sposobu wykonywania pracy przez pracowników
• 6.3.1. Monitoring wizyjny
• 6.3.2. Monitoring poczty elektronicznej pracownika
• 6.3.3. Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa
• 7. Odpowiedzialność porządkowa
• 8. Odpowiedzialność dyscyplinarna
• 9. Wzory dokumentów
• 9.1. Wzór czasowego powierzenia innej pracy
• 9.2. Wzór informacji o wymierzeniu kary porządkowej

Rozdział V. Polityka zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy

• 1. Uwagi wprowadzające
• 2. Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP
• 3. Obowiązki pracowników w zakresie BHP i konsekwencje nieprzestrzegania przez pracowników zasad BHP
• 4. Powoływanie, organizacja i nadzór nad służbą bezpieczeństwa i higieny pracy
• 4.1. Uwagi wstępne
• 4.2. Powołanie służby BHP
• 4.3. Organizacja służby BHP
• 4.4. Nadzór nad służbą BHP
• 5. Odpowiedzialność pracodawcy za stan BHP
• 5.1. Podmioty odpowiedzialne za stan BHP
• 5.2. Odpowiedzialność wykroczeniowa
• 5.3. Odpowiedzialność karna
• 6. Rola związków zawodowych w sprawowaniu kontroli nad stanem BHP
• 7. Zdarzenia wypadkowe i choroby zawodowe – zapobieganie i minimalizacja występowania wypadków, awarii, chorób zawodowych oraz procedury postępowania w razie ich wystąpienia
• 7.1. Uwagi wstępne
• 7.2. Zapobieganie i minimalizacja występowania wypadków, awarii i chorób zawodowych
• 7.3. Procedury postępowania w razie wystąpienia wypadków przy pracy, awarii
• 8. Bezpieczeństwo pracy zdalnej – procedura pracy zdalnej
• 8.1. Miejsce wykonywania pracy zdalnej
• 8.2. Zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej
• 8.3. Kontrola miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę
• 8.4. Wypadki przy pracy zdalnej
• 9. Wzory dokumentów
• 9.1. Wzór regulaminu pracy zdalnej
• 9.2. Wzór wniosku o wykonywanie pracy zdalnej
• 9.3. Wzór oświadczenia o posiadanych warunkach lokalowych i technicznych
• 9.4. Wzór oświadczeń pracownika związanych z wykonywaniem pracy zdalnej
• 9.5. Wzór oświadczenia pracownika dotyczącego bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej
• 9.6. Wzór informacji o warunkach zatrudnienia w pracy zdalnej

Rozdział VI. Ochrona danych osobowych w dziale HR – wybrane zagadnienia. Kwestie związane z ochroną danych osobowych w związku z ochroną sygnalistów

• 1. Ochrona danych osobowych w dziale HR – wybrane zagadnienia
• 1.1. Zakres i podstawa przetwarzanych danych
• 1.1.1. Przetwarzanie danych kandydatów do pracy
• 1.1.2. Przetwarzanie danych pracowników
• 1.2. Zabezpieczenia przetwarzanych danych
• 1.3. Obowiązek informacyjny
• 1.4. Realizacja praw podmiotów danych
• 1.5. Reagowanie na naruszenia w zakresie ochrony danych osobowych
• 1.6. Rejestr czynności przetwarzania danych
• 1.7. Konsekwencje naruszeń
• 2. Ochrona danych osobowych w związku z ochroną sygnalistów
• 2.1. Wdrożenie systemów ochrony sygnalistów a ochrona danych osobowych
• 2.2. Ochrona prywatności sygnalisty
• 2.3. Zakres przetwarzanych danych i podstawa przetwarzania danych osobowych
• 2.4. Informowanie o przetwarzaniu danych osobowych
• 2.5. Analiza ryzyka, kwestie związane z bezpieczeństwem danych oraz dobór kanałów zgłaszania nieprawidłowości
• 2.6. Okres przechowywania danych osobowych
• 2.7. Rejestr czynności przetwarzania danych
• 2.8. Realizacja praw podmiotów danych
• 2.9. Reagowanie na naruszenia w zakresie ochrony danych
• 2.10. Wybór dostawcy usług i powierzenie przetwarzania danych
• 2.11. Wprowadzanie systemów zgłaszania naruszeń w grupach kapitałowych a ochrona danych osobowych
• 3. Audyt zgodności wprowadzonych rozwiązań z przepisami o ochronie danych osobowych
• 4. Współpraca działu HR z działami odpowiadającymi za ochronę danych osobowych
• 5. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Rozdział VII. Compliance w relacjach pracodawcy ze związkami zawodowymi

• 1. Uwagi wprowadzające
• 2. Pomoc organizacyjna pracodawcy względem organizacji związkowych
• 2.1. Obowiązek zapewnienia pomieszczenia i urządzeń technicznych
• 2.2. Obowiązek pobierania składek związkowych
• 2.3. Obowiązek partycypowania w kosztach utrzymania międzyzakładowej organizacji związkowej
• 3. Zakres działania związku zawodowego, w tym w szczególności współpraca przy tworzeniu aktów wewnętrznych
• 3.1. Uwagi wstępne
• 3.2. Nabycie uprawnień przez organizację związkową i weryfikacja liczebności organizacji związkowej
• 3.3. Uprawnienia zakładowych organizacji związkowych w zakresie interesów zbiorowych
• 3.3.1. Regulamin pracy
• 3.3.2. Regulamin wynagradzania
• 3.3.3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
• 3.3.4. Plan urlopów
• 3.4. Uprawnienia zakładowych organizacji związkowych w zakresie ochrony interesów indywidualnych
• 3.4.1. Konsultacje przy zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę bądź wypowiedzenia warunków pracy i/lub płacy
• 3.4.2. Konsultacje przy zamiarze rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia
• 3.4.3. Współdziałanie pracodawcy w przypadkach zamiaru rozwiązania umowy z działaczem związkowym
• 4. Zwolnienia działaczy związkowych od pracy
• 4.1. Zwolnienie ze świadczenia pracy przez członka zarządu zakładowej organizacji
• 4.1.1. Zasady udzielania zwolnień
• 4.1.2. Uprawnienia i obowiązki osoby korzystającej ze zwolnienia od pracy
• 4.2. Zwolnienia na dokonanie czynności doraźnej
• 5. Bezpieczeństwo i ochrona informacji w relacjach ze związkami zawodowymi
• 5.1. Informacje dotyczące warunków pracy i zasad wynagradzania
• 5.2. Informacje dotyczące działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy związane z zatrudnieniem oraz o przewidywanych w tym zakresie zmianach
• 5.3. Informacje dotyczące stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia
• 5.4. Informacje dotyczące działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia
• 5.5. Szczególna kategoria danych – informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa
• 6. Utrudnianie działalności związkowej
• 7. Wzory dokumentów
• 7.1. Wzór umowy najmu lokalu pracodawcy
• 7.2. Wzór wniosku o potwierdzenie obrony związkowej

Rozdział VIII. Ochrona sygnalistów

• 1. Uwagi ogólne
• 2. Regulacje prawne
• 2.1. Zakres obowiązywania dyrektywy o ochronie sygnalistów
• 2.2. Etapy i terminy wdrożenia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937
• 2.3. Dyrektywa o sygnalistach a przepisy krajowe
• 3. Podstawowe pojęcia
• 3.1. Definicja sygnalisty
• 3.2. Rodzaje nieprawidłowości, które mają raportować sygnaliści
• 3.3. Poufność a anonimowość sygnalisty
• 3.4. Kanały ujawniania nieprawidłowości
• 4. Nowe obowiązki pracodawców związane z ustawą o sygnalistach
• 4.1. Uwagi ogólne
• 4.2. Konieczność utworzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń
• 4.3. Opracowanie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych
• 4.4. Wyznaczenie osoby lub jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń i przeprowadzanie działań następczych
• 4.5. Prowadzenie rejestru zgłoszeń
• 4.6. Przestrzeganie terminów na podjęcie działań
• 5. Ochrona sygnalisty
• 5.1. Podmioty chronione w zakresie ustawy
• 5.2. Środki ochrony sygnalistów, w tym zakaz działań odwetowych
• 5.3. Podstawowe zasady regulujące poufność w relacjach z sygnalistą
• 5.4. Ochrona danych osobowych sygnalistów
• 6. Kary i środki karne
• 6.1. Utrudnianie dokonywania zgłoszeń
• 6.2. Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalistów
• 6.3. Naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty
• 6.4. Odpowiedzialność karna i odszkodowawcza sygnalisty
• 6.5. Odpowiedzialność za brak ustanowienia procedury
• 6.6. Organy odpowiedzialne za karanie pracodawców
• 7. Wzory dokumentów
• 7.1. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności danych osobowych dla członka zespołu zajmującego się zgłoszeniem
• 7.2. Wzór oświadczenia o zachowaniu poufności dla członka zespołu zajmującego się przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszenia
• 7.3. Wzór oświadczenia dla pracowników potwierdzającego zapoznanie się z treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych
• 7.4. Wzór zarządzenia pracodawcy o powołaniu zespołu ds. zgodności
• 7.5. Wzór regulaminu dotyczącego utworzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń